Automatizace HR procesů
01.11.2024
V kontextu automatizace práce personalistů je důležité rozlišovat mezi personálním řízením a personálními procesy.
Personální řízení je komplexní systém, který zahrnuje strategické a rozhodovací aspekty řízení lidí ve firmě, jako je plánování lidských zdrojů, tvorba HR strategie, podpora firemní kultury a motivace zaměstnanců. Řízení samo o sobě vyžaduje lidský přístup a schopnost rozhodování, což jsou aspekty, které zatím nelze plně automatizovat. Automatizace se proto zaměřuje na personální procesy.
Personální procesy jsou soubor opakujících se aktivit a postupů, které se v organizaci využívají k efektivnímu řízení lidských zdrojů. Tyto procesy slouží k zajištění plynulého chodu personální agendy a naplňují cíle personálního řízení tím, že zajišťují standardizaci, efektivitu a konzistenci v přístupu k zaměstnancům.
Automatizací personálních procesů lze nejen ušetřit čas, zvýšit přesnost a zlepšit efektivitu práce, ale především umožňuje personalistům uvolnit si ruce od rutinních úkolů a soustředit se na strategické řízení a přímou podporu zaměstnanců.
Automatizace vs. Digitalizace
V současném HR hraje stále větší roli digitalizace a automatizace, ale tyto dva pojmy není radno zaměňovat. Jsou velmi podobné, na sobě závislé a často nelze jednoznačně vymezit co je automatizace a co digitalizace. Nicméně především s ohledem na dnešní trend vše nové a moderní označovat jako digitální je vhodné pojmy pochopit a uvědomit si základní rozdíl. Pomůže vám to se lépe orientovat jak v různých diskusích, nabídkách poskytovatelů služeb, tvorbě vaší vlastní personální strategie či k argumentaci ke svým kolegům a nadřízeným při jejím prosazování.
Digitalizace je proces převedení informací do elektronické podoby, díky čemuž jsou snadno přístupné a uchovatelné. Například elektronické docházkové systémy, online databáze zaměstnaneckých smluv nebo elektronický podpis jsou příklady digitalizace, která usnadňuje správu a přístup k datům.
Automatizace jde o krok dál. Nejenže využívá digitalizovaná data, ale také provádí činnosti bez nutnosti lidského zásahu. Automatizované systémy například samy vyhodnotí docházku zaměstnance nebo odesílají připomenutí o blížícím se hodnocení výkonu.
Automatizace a digitalizace se tak vzájemně doplňují – digitalizace vytváří prostředí, kde jsou informace snadno dostupné, zatímco automatizace umožňuje, aby se některé procesy děly samostatně, rychleji a efektivněji.
Automatizace v praxi
Poté, co jsme objasnili rozdíl mezi digitalizací a automatizací, se zaměříme na konkrétní procesy v HR, které lze automatizovat.
- Třídění životopisů: Náborový systém automaticky vyhledává klíčová slova a filtry, což usnadňuje výběr vhodných kandidátů.
- Komunikace s kandidáty: Automatizovaná komunikace zasílá kandidátům potvrzení, termíny pohovorů a další informace.
- Plánování pohovorů: Náborový systém nabídne a umožní kandidátům vybírat z dostupných termínů a zjednodušuje komunikaci s náborovým týmem.
- Evidence příchodu: Docházkový systém automaticky zaznamená zahájení pracovní doby přihlášením zaměstnance do systému - přihlášení na počítači nebo zapnutím stroje nebo jen tím, že se zaměstnanec fyzicky dostaví na své pracoviště.
- Kontrola nároků: Docházkový systém automaticky sleduje nárok zaměstnance, např. na dovolenou, neumožní naplánovat více, než je nárok a automaticky odesílá žádost vedoucímu o schválení nového požadavku.
- Integrace s kalendářem: Docházkový systém automaticky odešle informaci o naplánované nepřítomnosti zaměstnance do jeho kalendáře, kde automaticky aktualizuje dostupnost zaměstnance.
- Měsíční vyhodnocení docházky: Docházkový systém podle nastavených pravidel automaticky vyhodnotí denní a souhrnné položky docházky zaměstnance, které nadřízený pouze zkontroluje.
- Výpočet mezd: Mzdový systém zpracuje podklady z evidence pracovní doby, evidence služebních cest, elektronických neschopenek a dalších podkladů a vypočítá měsíční mzdu každého zaměstnance bez manuálního zásahu.
- Výplatní pásky: Mzdový systém automaticky připraví a rozesílá výplatní pásky na e-mail zaměstnanců nebo je zpřístupní přímo ve mzdovém systému.
- Daňové odvody: Mzdový systém automaticky vypočítá a odvede daně z mezd na základě aktuálních právních předpisů a pravidel. Včetně ročního zúčtování.
- Kontrola exekucí: Mzdový systém každý měsíc automaticky prověří na základě rodných čísel zaměstnanců stav jejich exekucí v insolvenčním rejstříku.
- Řízení hodnocení: Hodnoticí systém automaticky nastaví zaměstnancům jejich hodnotitele na základě aktuální organizační struktury a kontroluje stav zpracování hodnocení.
- Zpracování hodnoticích formulářů: Hodnoticí systém sbírá a analyzuje zpětnou vazbu od zaměstnanců a jejich nadřízených, výsledky ukládá a vytváří souhrnné reporty.
- Propojení se vzděláváním: Hodnoticí systém automaticky po hodnoticím pohovoru sdílí požadavky na zvýšení kvalifikace se vzdělávacím systémem a procesem plánování kvalifikačních akcí.
- Generování smluv a dokumentů: Personální systém automaticky vytváří pracovní smlouvy, dodatky a další dokumenty na základě vyplněných údajů o zaměstnanci.
- Hlídání lhůt a termínů: Personální systém automaticky hlídá termíny a lhůty zkušební doby, doby určité, lékařské prohlídky, pracovního výročí apod. a včas na ně personalistu upozorňuje.
- Komunikace s veřejnou správou: Personální systém automaticky připraví podklady a předá je příslušným úřadům.
- Zpracování žádostí zaměstnanců: Personální systém na základě elektronické žádosti od zaměstnance automaticky provede změnu údajů o zaměstnanci. Personalista provádí jen kontrolu a odsouhlasení.
- Tvorba plánu školení: Vzdělávací systém vytváří plány školení pro zaměstnance na základě jejich pozice, dovedností, potřeb organizace, termínů periodických kvalifikací apod.
- Přihlašování na akce: Zaměstnanci se mohou automaticky přihlašovat na naplánovaná školení, systém potvrzuje jejich účast, hlídá počet účastníků a náhradníky, generuje prezenční listiny.
- Vyhodnocení školení: Po dokončení kurzu vzdělávací systém automaticky požádá účastníky o hodnocení, shromažďuje zpětnou vazbu a vyhodnocuje proběhlé akce.
- Nákladový controlling: Vzdělávací systém automaticky predikuje a vyhodnocuje náklady na vzdělávání, porovnává rozpočet, predikci a skutečnost.
Výše uvedený výčet je jen inspirativní. Společně za všechny personální procesy by bylo chybou zapomenout na
Reporting
- Automatické vytváření a sdílení různých sestav, přehledů či analýz je základ automatizace každého procesu.
Nicméně příležitostí k automatizaci je mnohem více a s vyšší mírou digitalizace a možnostmi nastupující umělé inteligence půjde automatizovat stále větší oblast opakující se personální práce. Jedním z konkrétních moderních příkladů automatizace v HR je Chatbot
Zaměstnanecké dotazy
- Automatizované odpovědi na často kladené dotazy zaměstnanců o pracovních podmínkách, jejich nárocích a povinnostech apod. prostřednictvím Chatbotů nebo FAQ platforem přináší jak významnou úsporu času personalistů, tak zrychlení reakce na tyto zaměstnanecké dotazy.
Moderní personální řízení je dnes nepředstavitelné bez využití automatizace a digitalizace. Tyto technologie umožňují zefektivnit rutinní úkoly a soustředit se na strategické aspekty, které vyžadují lidský přístup. Personalisté by měli tyto nástroje vnímat jako užitečné pomocníky na cestě k efektivnějšímu řízení lidských zdrojů.
Doporučení od plusPortalu
Podmínkou automatizace personálních procesů je moderní personální systém. Je-li vaším cílem automatizace i napříč jednotlivými personálními procesy, je řešením komplexní personální systém pokrývající všechny personální procesy. Můžete tím přijít o některé detaily či speciální funkce, které si mohou dovolit úzce zaměřené systémy, ale získáte systém s jedním zdrojem dat a mnoha vzájemně propojenými funkcemi, kontrolami a závislostmi. Z pohledu automatizace a jednoduchosti řízení procesů vám Personalistiku, Mzdy a Docházku v jednom systému nenahradí sebelepší integrace různých systémů.
Zpět na seznam článků
plusPortal - nepostradatelný člen HR týmu:
Archiv
- Vše, co potřebujete vědět o rodičovské dovolené
- Není pracovní doba jako pracovní doba
- Druhy ukončení pracovního poměru
- Význam vzdělávání zaměstnanců
- Automatizace HR procesů
- Kontrola zaměstnanců: Legislativa, Etika a Účel
- HR procesy aneb Zahrada lidských zdrojů
- Technologické inovace v náboru zaměstnanců
- Evidence pracovní doby a evidence docházky – máte v tom jasno a víte jak na to?
- Umíte počítat a řešit fluktuaci?
- plusPortal - nepostradatelný člen HR týmu
- Praktické tipy pro hodnocení zaměstnanců
- Teambuildingové trendy
- Prohlášení poplatníka – papírově nebo digitálně?
- PF 2018 Tým plusPortal
- Nová verze plusPortal 03.10.00
- Nová verze plusPortal 03.09.00
- Proběhlo školení pro uživatele plusPortal
- Zveme Vás na školení plusPortal
- Nová verze plusPortal 03.08.00
- Vydali jsme novou verzi 03.07.00
- Vychytávky online aplikace Volno
- Nová verze 03.06.00 je k dispozici
- Zavedení nebo změna HR softwaru – A proč ne?
- Personální údaje přes dotykové panely
- Nový Modul Docházka ve verzi 03.05.00
- Článek „HR procesy a kredit"