Automatizace HR procesů

01.11.2024

V kontextu automatizace práce personalistů je důležité rozlišovat mezi personálním řízením a personálními procesy.

Personální řízení je komplexní systém, který zahrnuje strategické a rozhodovací aspekty řízení lidí ve firmě, jako je plánování lidských zdrojů, tvorba HR strategie, podpora firemní kultury a motivace zaměstnanců. Řízení samo o sobě vyžaduje lidský přístup a schopnost rozhodování, což jsou aspekty, které zatím nelze plně automatizovat. Automatizace se proto zaměřuje na personální procesy.

Personální procesy jsou soubor opakujících se aktivit a postupů, které se v organizaci využívají k efektivnímu řízení lidských zdrojů. Tyto procesy slouží k zajištění plynulého chodu personální agendy a naplňují cíle personálního řízení tím, že zajišťují standardizaci, efektivitu a konzistenci v přístupu k zaměstnancům.

Automatizací personálních procesů lze nejen ušetřit čas, zvýšit přesnost a zlepšit efektivitu práce, ale především umožňuje personalistům uvolnit si ruce od rutinních úkolů a soustředit se na strategické řízení a přímou podporu zaměstnanců.

 

Automatizace vs. Digitalizace

V současném HR hraje stále větší roli digitalizace a automatizace, ale tyto dva pojmy není radno zaměňovat. Jsou velmi podobné, na sobě závislé a často nelze jednoznačně vymezit co je automatizace a co digitalizace. Nicméně především s ohledem na dnešní trend vše nové a moderní označovat jako digitální je vhodné pojmy pochopit a uvědomit si základní rozdíl. Pomůže vám to se lépe orientovat jak v různých diskusích, nabídkách poskytovatelů služeb, tvorbě vaší vlastní personální strategie či k argumentaci ke svým kolegům a nadřízeným při jejím prosazování.

Digitalizace je proces převedení informací do elektronické podoby, díky čemuž jsou snadno přístupné a uchovatelné. Například elektronické docházkové systémy, online databáze zaměstnaneckých smluv nebo elektronický podpis jsou příklady digitalizace, která usnadňuje správu a přístup k datům.

Automatizace jde o krok dál. Nejenže využívá digitalizovaná data, ale také provádí činnosti bez nutnosti lidského zásahu. Automatizované systémy například samy vyhodnotí docházku zaměstnance nebo odesílají připomenutí o blížícím se hodnocení výkonu.

Automatizace a digitalizace se tak vzájemně doplňují – digitalizace vytváří prostředí, kde jsou informace snadno dostupné, zatímco automatizace umožňuje, aby se některé procesy děly samostatně, rychleji a efektivněji.

 

Automatizace v praxi

Poté, co jsme objasnili rozdíl mezi digitalizací a automatizací, se zaměříme na konkrétní procesy v HR, které lze automatizovat.

Nábor

• Třídění životopisů: Náborový systém automaticky vyhledává klíčová slova a filtry, což usnadňuje výběr vhodných kandidátů.
• Komunikace s kandidáty: Automatizovaná komunikace zasílá kandidátům potvrzení, termíny pohovorů a další informace.
• Plánování pohovorů: Náborový systém nabídne a umožní kandidátům vybírat z dostupných termínů a zjednodušuje komunikaci s náborovým týmem.

Evidence pracovní doby

• Evidence příchodu: Docházkový systém automaticky zaznamená zahájení pracovní doby přihlášením zaměstnance do systému - přihlášení na počítači nebo zapnutím stroje nebo jen tím, že se zaměstnanec fyzicky dostaví na své pracoviště.
• Kontrola nároků: Docházkový systém automaticky sleduje nárok zaměstnance, např. na dovolenou, neumožní naplánovat více, než je nárok a automaticky odesílá žádost vedoucímu o schválení nového požadavku.
• Integrace s kalendářem: Docházkový systém automaticky odešle informaci o naplánované nepřítomnosti zaměstnance do jeho kalendáře, kde automaticky aktualizuje dostupnost zaměstnance.
• Měsíční vyhodnocení docházky: Docházkový systém podle nastavených pravidel automaticky vyhodnotí denní a souhrnné položky docházky zaměstnance, které nadřízený pouze zkontroluje.

Zpracování mezd

• Výpočet mezd: Mzdový systém zpracuje podklady z evidence pracovní doby, evidence služebních cest, elektronických neschopenek a dalších podkladů a vypočítá měsíční mzdu každého zaměstnance bez manuálního zásahu.
• Výplatní pásky: Mzdový systém automaticky připraví a rozesílá výplatní pásky na e-mail zaměstnanců nebo je zpřístupní přímo ve mzdovém systému.
• Daňové odvody: Mzdový systém automaticky vypočítá a odvede daně z mezd na základě aktuálních právních předpisů a pravidel. Včetně ročního zúčtování.
• Kontrola exekucí: Mzdový systém každý měsíc automaticky prověří na základě rodných čísel zaměstnanců stav jejich exekucí v insolvenčním rejstříku.

Hodnocení zaměstnanců

• Řízení hodnocení: Hodnoticí systém automaticky nastaví zaměstnancům jejich hodnotitele na základě aktuální organizační struktury a kontroluje stav zpracování hodnocení.
• Zpracování hodnoticích formulářů: Hodnoticí systém sbírá a analyzuje zpětnou vazbu od zaměstnanců a jejich nadřízených, výsledky ukládá a vytváří souhrnné reporty.
• Propojení se vzděláváním: Hodnoticí systém automaticky po hodnoticím pohovoru sdílí požadavky na zvýšení kvalifikace se vzdělávacím systémem a procesem plánování kvalifikačních akcí.

Personální administrativa

• Generování smluv a dokumentů: Personální systém automaticky vytváří pracovní smlouvy, dodatky a další dokumenty na základě vyplněných údajů o zaměstnanci.
• Hlídání lhůt a termínů: Personální systém automaticky hlídá termíny a lhůty zkušební doby, doby určité, lékařské prohlídky, pracovního výročí apod. a včas na ně personalistu upozorňuje.
• Komunikace s veřejnou správou: Personální systém automaticky připraví podklady a předá je příslušným úřadům.
• Zpracování žádostí zaměstnanců: Personální systém na základě elektronické žádosti od zaměstnance automaticky provede změnu údajů o zaměstnanci. Personalista provádí jen kontrolu a odsouhlasení.

Vzdělávání zaměstnanců

• Tvorba plánu školení: Vzdělávací systém vytváří plány školení pro zaměstnance na základě jejich pozice, dovedností, potřeb organizace, termínů periodických kvalifikací apod.
• Přihlašování na akce: Zaměstnanci se mohou automaticky přihlašovat na naplánovaná školení, systém potvrzuje jejich účast, hlídá počet účastníků a náhradníky, generuje prezenční listiny.
• Vyhodnocení školení: Po dokončení kurzu vzdělávací systém automaticky požádá účastníky o hodnocení, shromažďuje zpětnou vazbu a vyhodnocuje proběhlé akce.
• Nákladový controlling: Vzdělávací systém automaticky predikuje a vyhodnocuje náklady na vzdělávání, porovnává rozpočet, predikci a skutečnost.

Výše uvedený výčet je jen inspirativní. Společně za všechny personální procesy by bylo chybou zapomenout na

Reporting

•  Automatické vytváření a sdílení různých sestav, přehledů či analýz je základ automatizace každého procesu.

Nicméně příležitostí k automatizaci je mnohem více a s vyšší mírou digitalizace a možnostmi nastupující umělé inteligence půjde automatizovat stále větší oblast opakující se personální práce. Jedním z konkrétních moderních příkladů automatizace v HR je Chatbot 

Zaměstnanecké dotazy

• Automatizované odpovědi na často kladené dotazy zaměstnanců o pracovních podmínkách, jejich nárocích a povinnostech apod. prostřednictvím Chatbotů nebo FAQ platforem přináší jak významnou úsporu času personalistů, tak zrychlení reakce na tyto zaměstnanecké dotazy.

 

Moderní personální řízení je dnes nepředstavitelné bez využití automatizace a digitalizace. Tyto technologie umožňují zefektivnit rutinní úkoly a soustředit se na strategické aspekty, které vyžadují lidský přístup. Personalisté by měli tyto nástroje vnímat jako užitečné pomocníky na cestě k efektivnějšímu řízení lidských zdrojů.

 

Doporučení od plusPortalu

Podmínkou automatizace personálních procesů je moderní personální systém. Je-li vaším cílem automatizace i napříč jednotlivými personálními procesy, je řešením komplexní personální systém pokrývající všechny personální procesy. Můžete tím přijít o některé detaily či speciální funkce, které si mohou dovolit úzce zaměřené systémy, ale získáte systém s jedním zdrojem dat a mnoha vzájemně propojenými funkcemi, kontrolami a závislostmi. Z pohledu automatizace a jednoduchosti řízení procesů vám Personalistiku, Mzdy a Docházku v jednom systému nenahradí sebelepší integrace různých systémů.

 

Zpět na seznam článků