Stravovací systém
Zajistěte zaměstnancům přístup k vyváženým jídlům dle jejich preferencí a dietních potřeb. Stravovací systém usnadňuje administrativu stravování zaměstnanců a rozšiřuje jeho možnosti.
Jak funguje systém pro stravování zaměstnanců
Zaměstnanci si objednávají jídla přes internet ze svého počítače nebo mobilu. Vybírají si z připravené nabídky na několik dnů dopředu. Ti, kteří nemají přístup ze svého zařízení, tak mohou učinit na sdíleném kiosku.
Objednávky se sumarizují a dodavatel stravy má kdykoliv přehled o tom, kolik a kterých jídel má připravit na určenou dobu (obědy, večeře...) a do kterých jídelen je má dodat. Dostupné reporty a statistiky může využít i k posouzení oblíbenosti jednotlivých jídel.
Výdej stravy probíhá automaticky v určenou výdejní dobu. Přiložením karty nebo čipu zaměstnance ke snímači se kuchaři zobrazí, jaké jídlo má vydat, zda má strávník více objednávek a také kolik porcí daného jídla ještě zbývá vydat. Další strávník si může čipnout po nastavené prodlevě nebo může kuchař uvolnit snímač pro dalšího strávníka tlačítkem. Odebrání jídla systém zaměstnanci zaznamená do podkladů pro vyúčtování.
Vyúčtování stravného se provádí formou srážky ze mzdy. Ve spojení s docházkovým systémem se určí nároky na dotace. Ceny jídel se účtují podle dodavatele, který jídlo dodal. Výsledky vyúčtování jsou k dispozici ve formě různých reportů a samozřejmě se automaticky zahrnou do mzdy zaměstnance a hlídá se zdanění nadlimitních příspěvků.
Přípravu jídelníčků můžete online svěřit dodavateli, který rozplánuje nabídku na řadu dní dopředu. Na každou výdejní dobu může nabídnout několik volitelných jídel v různých cenových kategoriích a případně dezert, salát nebo polévku, které jsou v ceně každého jídla. Může si práci i usnadnit a nechat jídelníček "rotovat" se stanovenou periodou a provádět jen drobné korekce.
Objednávání jídel
Zaměstnanci si snadno objednají jídla přes internet, na kiosku nebo ze svého mobilu. V přehledné nabídce jídel si rozplánují stravu dle svých preferencí. Systém pro stravování plusPortal umožňuje:
Burza jídel
Zjistíte-li, že objednané jídlo si nemůžete vyzvednout a objednávku již nelze stornovat, můžete jídlo nabídnout k prodeji na burzu ostatním zaměstnancům.
Naopak zaměstnanci, kteří si nestihli objednat v řádném termínu, mají příležitost odkoupit jídlo z burzy.
Zpracování objednávek
Po uzávěrce objednávání jídel se shromážděné objednávky sumarizují a předají dodavateli stravy. Seznam objednávek můžete exportovat, poslat e-mailem nebo jej můžete dodavateli zpřístupnit online - třeba přes jeho mobil.
Příprava jídelníčků
Tuto funkci ocení především uživatelé, kteří "přepisují" jídelníčky od dodavatelů do firemního stravování nebo dodavatelé stravy, kteří chtějí jídelníčky spravovat sami vzdáleně přes webovou aplikaci.
Na kteroukoliv výdejní dobu (obědy, večeře) můžete nabídnout řadu volitelných jídel. Ke každému vybranému jídlu může navíc zaměstnanec obdržet jednotnou polévku, dezert, salát...
Výdej jídel
Monitor výdeje ukazuje, zda je výdejní místo otevřeno a po čipnutí ukáže kuchaři, jaké jídlo má vydat. Zajistí také, aby kuchař mohl požadované jídlo vydat v klidu a nehromadily se požadavky dalších zaměstnanců.
Systém pro stravování plusPortal nepotřebuje žádný speciální HW. Monitor výdeje může běžet na jakémkoliv zařízení s internetovým prohlížečem. Můžete použít třeba tablet. Pro odběr jídla se využívají identifikační čipy/karty zaměstnanců stejné jako např. u docházkového systému a jednoduché USB čtečky.
Dotace a úhrada stravy
Firemní stravování plusPortal počítá s úhradou stravy formou srážky ze mzdy zaměstnance. Po uplynutí měsíce se vyhodnotí, kolik jídel strávník odebral, zda má nárok na dotace za odpracovanou dobu a vše se připraví do podoby složek mzdy.
Proč pořídit stravovací systém?
Vyšší efektivita Automatizovaný stravovací systém zpracuje objednávky, vyúčtování a podklady pro dodavatele mnohem rychleji a přesněji než systémy založené na "tužce a sešitu" nebo na excelovských tabulkách.
Minimalizace chyb Přímé propojení s docházkou a mzdami a zavedení zaměstnance do stravování přímo z personalistiky snižuje počty chyb při "přebírání dat".
Pohodlí pro zaměstnance Zaměstnanci mohou používat mobilní aplikace nebo samoobslužné portály, což usnadňuje objednávky jídla a přístup k osobním výdajům za stravování. Systém je upozorní na konflikt s pracovní cestou nebo dovolenou. Svá rozhodnutí mohou bezprostředně měnit, když nastane neplánovaná situace.
Motivace zaměstnanců Profesionální přístup ke stravování je benefit, který zaměstnanci vnímají pozitivně, což může posilovat jejich spokojenost a loajalitu.
Lepší přehled a kontrola Systém pro stravování zaměstnanců umožňuje snadno sledovat náklady, spotřebu a využití stravovacích benefitů. To vede k lepší správě rozpočtů, lepšímu plánování a snížení plýtvání.
Často kladené otázky
Ne, stravovací systém plusPortal je zaměřen na firemní stravování, kde zaměstnanci hradí stravu prostřednictvím srážky ze mzdy. Platba v hotovosti nebo kartou není podporována. Ze stejného důvodu není implementován ani kreditní systém.
Dodavatele stravy můžete po dohodě zapojit do přípravy jídelníčků a stahování denních objednávek. Dodavateli k tomu postačí jakékoliv zařízení s internetovým prohlížečem a nemusí si nic instalovat.
V plusPortalu mu zřídíte účet (oddělený od zaměstnanců) s omezenými přístupovými právy. Jeho přihlašování se děje s využitím formulářové autentizace a ověřením ve vlastní databázi plusPortalu, takže jej nemusíte zavádět do Active Directory nebo jiného repositáře, určeného pro zaměstnance. Vlastní komunikace probíhá na zabezpečeném protokolu.
O to je využití systému jednodušší. Roli správce jídelníčků a stahování objednávek přidělíte zaměstnancům kuchyně a nemusíte nastavovat připojení pro externí dodavatele.
Technické okolnosti implementace jsou popsány v samostatném článku a závisí na tom, zda systém provozujete jako službu v Cloudu nebo na vlastním HW. Zjednodušeně se jedná o instalaci dvou webových aplikací - samotný plusPortal a Monitor výdeje jídla, který běží na prohlížečích ve výdejních místech. Po instalaci je potřeba naplnit údaje o zaměstnancích (nebo napojit plusPortal na jiný systém, kde máte evidenci zaměstnanců), dále naplnit číselník jídel a připravit jídelníček na první období. Nakonec naplnit evidenci dodavatelů stravy a provést některá výchozí nastavení - např. zda chcete u jídel zobrazovat ceny, fotografie, atd.
Stravovací systém má jednoduchou evidenci zaměstnanců, která se používá v případě jeho autonomního provozu. Ta může být spravována ručně, ale je vhodnější ji propojit s Vaší evidencí zaměstnanců v jiném systému. I když má plusPortal několik technologií na propojení (API, db), vždy to vyžaduje nějaké odborné práce.
Z docházkových systémů může stravovací systém čerpat údaje o denní odpracované době pro účely stanovení dotací za stravu. Pokud zaměstnancům nepřispíváte na stravu, není nutné tuto vazbu budovat. V opačném případě je nezbytná customizace a vytvořit vazbu mezi systémy, podobně jako v předchozím odstavci.
Do mzdových systémů se přenáší vypočtené srážky za stravu. Zde je možné použít některou ze standardních funkcí plusPortalu pro exporty (např. Dotazy ke stažení) bez nutnosti programových úprav.
Na výdejním místu můžete použít jakýkoliv HW, na kterém běží internetový prohlížeč a má konektor USB pro připojení čtečky čipů. Lze využít tablet nebo počítač s monitorem umístěným tak, aby na něj viděl jak zaměstnanec, tak obsluha výdejního místa.
Jedním monitorem může být obslouženo i více výdejních míst nebo můžete mít monitor na každém výdejním místě.
Strávníci se identifikují za pomoci čipových karet, používaných i pro docházkové systémy. Pokud již nějaké používáte, doporučujeme konzultovat a vyzkoušet jejich kompatibilitu.
Pro identifikaci strávníka je možné použít USB čtečky čipů (RFID Reader). V případě zájmu dodáme vhodné typy. Náklady jsou řádově od jednotek stokorun.
Pro výzvu dalšího strávníka k odběru jídla (v případě fronty zaměstnanců) dodáváme bezdrátové tlačítko.
Systém je dostatečně intuitivní na to, aby základní úkony dokázal provést i nezkušený uživatel. Samozřejmě při nastavování nebo i během provozu mohou nastat situace, kdy je každá rada dobrá.
Pro tyto případy je k dispozici rozsáhlá online nápověda s AI, která vám dá odpověď na řadu otázek. Pokud to nestačí můžete využít i klasické podpory našich konzultantů. Více informací lze nalézt ve smluvních podmínkách.