HR systém od prvního zaměstnance

JAK PLUSPORTAL ROSTL SPOLEČNĚ S NOVĚ BUDOVANÝM VÝROBNÍM ZÁVODEM

 

24. 7. 2024 první prezentace v rozestavěné hale

≈ 20 zaměstnanců v červenci 2024

340 licencí v srpnu 2026

Pozn.: počet licencí vyjadřuje licenční kapacitu, nikoli automaticky skutečný počet zaměstnanců.

„Zavedení HR systému bylo pro nás klíčové už při samotném založení společnosti.“

David Havelec  •  HR Manager  •  NOBO Automotive Systems Czech Republic

Greenfield výrobní projekt  •  výběr a implementace 2024  •  rozvoj 2025–2026

01 VÝCHOZÍ SITUACE

Když se staví továrna i HR procesy současně

První prezentace plusPortalu proběhla 24. července 2024 přímo v rozestavěné výrobní hale a provizorních kancelářích. NOBO tehdy mělo přibližně dvacet zaměstnanců. Ve stejnou chvíli, kdy vznikal nový závod, se stavěla také jeho personální infrastruktura.

To je pro příběh NOBO podstatné. Nešlo o náhradu zavedeného HR systému ani o převod léta používaných procesů do nové aplikace. Firma začínala prakticky od nuly a potřebovala řešení, které bude použitelné hned, ale nezůstane omezené na potřeby malého startovacího týmu.

Od prvního zaměstnance 

David Havelec v březnu 2026 popsal, že byl v roce 2024 prvním zaměstnancem společnosti. Ve svých předchozích působištích pracoval s oddělenými nástroji pro komunikaci, HR data a payroll. V nově zakládané firmě se chtěl tomuto rozdělení vyhnout a postupně soustředit HR procesy do jednoho prostředí.

ZAČÁTEK firma budovaná od nuly

VÝZVA rychlý nábor a růst

PRINCIP jeden rozvíjený systém

Původní plány už v létě 2024 počítaly s desítkami zaměstnanců do konce roku, přibližně dvěma stovkami v roce 2025 a dalším výrazným růstem. Tyto odhady byly plánem, nikoli garantovanou skutečností. Pro výběr systému však byly důležité: ukazovaly, že rozhodnutí musí počítat s budoucí výrobní firmou, nejen s tehdejším stavem.

02 VÝBĚR ŘEŠENÍ

Nešlo jen o ukázku funkcí

První poptávka přišla 11. července 2024. Po úvodní prezentaci následovalo další demo, které se už soustředilo pouze na moduly plánované pro první etapu. Diskuse se postupně přesunula od obecného seznamu funkcí k důležitým konkrétním otázkám reálného provozu: jak vyřešit docházku v dočasných budovách, jaký hardware bude potřeba, jak rozdělit implementaci do etap a podle čeho se bude řešení přebírat.

Proč plusPortal

Podle zpětné vazby Davida Havelce rozhodly tři praktické faktory:

• přístup obchodníka Pavla Nového během výběru,
• rozsah nabízených služeb,
• rychlost reakcí na požadavky.

Výběr proto nebyl postavený na jedné efektní prezentaci. NOBO dostalo cenové varianty, řešilo konkrétní podobu Docházky a terminálu a pracovalo s harmonogramem i akceptačními kritérii. Důležité bylo, že se už během obchodu mluvilo o budoucím provozu a návaznostech.

Výběr a implementace v roce 2024

Od první poptávky k finální přejímce uplynulo přibližně pět měsíců.

03 KONCEPCE IMPLEMENTACE

Etapy daly projektu směr, ne svěrací kazajku

Od začátku se počítalo s postupným rozšiřováním. První etapa měla umožnit rychlý cloudový start základních HR procesů. Další etapy měly přidat pokročilejší agendy, vlastní infrastrukturu a nakonec také Mzdy, Odměny a Stravování.

Etapa	Původní období	Plánovaný obsah
1. etapa	09/2024–02/2025	Cloud / SaaS, Personalistika, Lékařské prohlídky, GDPR, Pracovní vybavení, Volno, Nábor, Externí mzdy. Docházka byla na přání NOBO posunuta už do první etapy.
2. etapa	od 03/2025	Docházka, Vzdělávání, přesun na vlastní server, další terminály a individuální konfigurace.
3. etapa	od 01/2026	Mzdy, Odměny a Stravování.

Etapizace byla koncepcí, nikoli neměnným kalendářem. Konkrétní termíny se upravovaly podle připravenosti firmy, budov a infrastruktury.

Realita rostoucí firmy přinesla změny. Některé potřeby se objevily dříve, jiné se posunuly, protože nebyla připravená budova nebo vlastní infrastruktura. Smysl etapizace tím nezmizel. Naopak umožnila spouštět jednotlivé části ve chvíli, kdy byly skutečně potřeba a současně připravené.

Docházka už v první etapě

Původně měla Docházka přijít později. David Havelec ale po startu implementace požádal o její zařazení už do prvního kroku. Zvažovaly se tři varianty: samotné Volno, Volno s Docházkou bez terminálu a kombinace Volna, Docházky a terminálu. NOBO zvolilo třetí možnost s jedním chytrým terminálem.

V té době fungovala v dočasných budovách. Umístění a připojení terminálu se proto navrhovalo tak, aby mohl být později přenesen do nové budovy. Cloudové propojení zajišťoval AktionCloud a budoucí architektura počítala se změnou po přechodu na vlastní server. Už při prvním kroku se tedy řešilo, jak dnešní rozhodnutí ovlivní další etapy.

Jedna karta pro docházku i vstup

Cílem bylo používat jednu čipovou kartu pro evidenci docházky i vstup do budovy. V budově už ale fungoval vstupní systém, kterému bylo potřeba plusPortal přizpůsobit. Technologie MIFARE 13,56 MHz se proto řešila ještě před implementací. Při reálném propojení v roce 2025 se ukázalo, že plusPortal a přístupový systém interpretují identifikátor karty odlišně.

Řešila se možnost ukládat druhé ID i automatický převod pomocí algoritmu. Jde o technický detail, který se naplno projevil až při propojení konkrétních systémů. Pro případovou studii je důležitý právě svou obyčejností: digitalizace není jen seznam modulů, ale také práce s vazbami, které se ukážou až v reálném prostředí.

04 PRVNÍ SPUŠTĚNÍ

Efektivní implementace bez zbytečné komplikovanosti

Formální nabídka, nabídka hardwaru, harmonogram a akceptační kritéria byly připravené 26. srpna 2024. O měsíc později, 26. září, byla instalace dokončena a začal ověřovací provoz. V listopadu následovalo školení Náboru, rozšíření ověřování a testování Docházky. Začátkem prosince se přidalo Pracovní vybavení a 19. prosince proběhla finální přejímka.

Do 4. prosince byly všechny objednané moduly zprovozněné, proběhlo základní nastavení i školení a zbývalo přibližně 25 hodin objednaného rozsahu. Část těchto hodin se následně využívala v provozní podpoře. Projekt tak nebyl úspěšný proto, že by vyčerpal všechen čas, ale proto, že první funkční rozsah vznikl s rezervou pro další práci.

05 RŮST PO SPUŠTĚNÍ

Po implementaci začal skutečný rozvoj

Finální přejímka nebyla koncem projektu. Byla začátkem běžného provozu, ve kterém se systém rozšiřoval spolu s firmou. V březnu 2025 NOBO překročilo původní balíček, přešlo z 50 na 100 licencí a z balíčku HR Komplet na individuální konfiguraci. Od dubna přibyly Pracovní cesty a v září 2025 už systém pracoval s kapacitou 160 licencí.

Od desítek lidí ke stovkám licencí

Zeleně jsou skutečné počty zaměstnanců uvedené zákazníkem. Oranžově je licenční kapacita, která nemusí odpovídat aktuálnímu počtu zaměstnanců.

V březnu 2026 David Havelec uvedl, že firma má přibližně 200 zaměstnanců. V srpnu 2026 měl plusPortal licenci pro 340 osob a od září bylo potvrzené navýšení na 370. Plánovaná licenční kapacita měla dále růst přibližně na 440 v říjnu, 460 v listopadu, 490 v prosinci 2026 a 700 v průběhu roku 2027.

Zakázkový report, který počítal s budoucími Mzdami

V první fázi využívalo NOBO externí mzdovou účetní a potřebovalo pro ni měsíční report. Součástí byly také výpočty příspěvku na dopravu a příspěvku na praní pracovních oděvů. Jednoduché řešení by bylo vložit veškerou logiku přímo do reportu. Tým však část výpočtů umístil do Docházky.

Důvod byl dlouhodobý: už tehdy se počítalo s budoucím přechodem na Mzdy v plusPortalu. Po ukončení externího zpracování se samotný report přestane používat, ale výpočetní logika v Docházce zůstane využitelná. Jde o konkrétní příklad rozhodnutí, které řeší dnešní potřebu a zároveň nezavírá cestu k další etapě.

06 ROZŠIŘOVÁNÍ SYSTÉMU

Nové moduly přicházely podle reálného provozu

V říjnu a listopadu 2025 se řešení rozšířilo o Stravování a Kiosek. V roce 2026 se přidala integrace elektronických podpisů, rozběhla se implementace Mezd a NOBO odsouhlasilo mobilní aplikaci. Vedle standardních modulů vznikaly také individuální úpravy pro konkrétní interní procesy.

Jak se rozšiřoval funkční rozsah

Časová osa ukazuje skutečný postup rozšiřování. Termíny plánovaných etap se během růstu firmy přirozeně měnily.

Elektronické podpisy po jednotlivých procesech

NOBO začalo elektronické podepisování pracovních smluv řešit v květnu 2025 a později vybralo externí službu DigiSign. V roce 2026 byla služba dokoupena, plusPortal rozšířen o integraci a 22. června bylo propojení nastaveno.

Na pečovací schůzce v červenci 2026 zaznělo, že zaměstnanci už elektronicky podepisují pracovní smlouvy. Výjimkou byli cizinci a mzdové výměry zatím zůstávaly papírové. Digitalizace tedy nevznikla jedním velkým "paperless projektem". Postupovala proces po procesu podle toho, kde byla připravená pravidla i praxe.

Ne každý požadavek musí skončit vývojem

Během spolupráce se objevil také požadavek na dedikovaný API endpoint. Byl provedený návrh řešení včetně cenového odhadu, zákazník jej však nakonec nepotřeboval a situaci vyřešil jinak. I to je součást funkčního dlouhodobého vztahu: zakázkový vývoj má smysl tam, kde řeší skutečný problém, ne automaticky u každého prvního návrhu.

07 DALŠÍ ETAPA

Mzdy: od externího zpracování k vlastním mzdám uprostřed roku

Mzdy byly součástí původní koncepce projektu od samého začátku, jejich zavedení však bylo záměrně naplánováno až do třetí etapy, nejdříve od roku 2026. Do té doby NOBO využívalo externí zpracování mezd v systému VEMA.

Původní záměr se skutečně naplnil ve druhém čtvrtletí roku 2026, kdy zákazník rozhodl, že nastal čas převést také mzdovou agendu přímo do plusPortalu. Implementace začala v květnu a součástí přechodu bylo i zpětné zpracování mezd od ledna. To umožnilo nejen důkladné ověření výsledků proti dosavadnímu řešení, ale zároveň zajistilo, že bude v novém systému k dispozici kompletní mzdová historie za celý kalendářní rok. Ta je důležitá pro roční zúčtování, roční uzávěrku, vystavování potvrzení i další výstupy a hlášení.

Přechod proběhl mimořádně rychle a již v srpnu byly v plusPortalu ostře zpracovány mzdy za červenec. VEMA i mzdový outsorcing se tím staly minulostí. Rychlost přechodu je o to zajímavější, že probíhal v mimořádně náročném období legislativních změn spojených se zaváděním JMHZ.

Hladkému průběhu výrazně pomohla zkušená a šikovná mzdová účetní na straně NOBO, která se dokázala v novém systému velmi rychle zorientovat.

Cloud nejdřív, vlastní infrastuktura později

V roce 2024 byl cloud logickou volbou: nová společnost ještě neměla vlastní serverovnu. Od začátku se však počítalo s budoucím přechodem na vlastní infrastrukturu. Původně měl přijít už v roce 2025, ale příprava firmy a budov posunula technické řešení do dalšího období.

Myšlenka vlastního serveru zůstává otevřená. Současné cloudové řešení je pro zákazníka funkční a pohodlné, takže z jeho pohledu není důvod přechod uspěchat. Vlastní infrastruktura tak zůstává jednou z možností dalšího vývoje.

plusPortal se dál rozvíjí spolu s NOBO

Rozvoj plusPortalu v NOBO pokračuje i po spuštění dalších hlavních agend. V červenci 2026 rozšířil plusPortal svou nabídku o novou mobilní aplikaci a NOBO se zařadilo mezi první zákazníky, kteří se rozhodli ji využívat. Její společné zprovoznění je naplánováno na nejbližší období.

Současně probíhá zakázkový vývoj nové funkce pro evidenci doržování povinností zaměstnanců, zejména v oblasti BOZP. Nástroj bude součástí plusPortalu a má podpořit vedoucí zaměstnance při kontrole, hodnocení a motivaci pracovníků. Výstupy z něj budou využívány také při rozhodování o měsíční motivační složce zaměstnanců.

Vedle již realizovaných kroků zůstávají otevřené i další možnosti rozvoje, které obě strany společně evidují. Patří mezi ně například hromadné uživatelské nahrávání pracovního vybavení do skladové evidence nebo automatizace výpočtů, korekcí a schvalování týmových odměn podle různých hodnoticích parametrů.

08 ZKUŠENOST ZÁKAZNÍKA

Co říká NOBO po téměř dvou letech

„Se systémem jsme celkově spokojeni, osobně jej považuji za nejlepší, se kterým jsem pracoval. Největší přínos vidím v tom, že máme všechny HR procesy v jednom nástroji.“

David Havelec  •  HR Manager  •  NOBO Automotive Systems Czech Republic

Tato zpětná vazba dobře uzavírá původní záměr. Cílem nebylo nasadit co nejvíce modulů hned v první etapě. Cílem bylo vytvořit společný základ, do kterého je možné postupně přidávat další agendy bez návratu k roztříštěným nástrojům.

Otevřená zpětná vazba

Autentická případová studie ale nemá být seznamem samých úspěchů. David Havelec jako slabší stránku uvedl cenovou náročnost některých zákaznických úprav. Customer care hodnotí jako rychlý a kvalitní, ale ne jako levný. U úprav využitelných pro více zákazníků by podle něj dávalo smysl častěji uvažovat o systémovém rozvoji namísto individuálně placené změny.

Igor Limanov v červenci 2026 hodnotil plusPortal funkčně velmi dobře a jako komplexní systém. Vzhledem na něj působil zastaraleji, nepovažoval to však za zásadní problém. Zmínil také, že před rokem býval systém častěji pomalejší, zatímco nyní se rychlost výrazně zlepšila a zpomalení je spíše vyjímečné.

09 SHRNUTÍ

Co si mohou odnést další rostoucí firmy

• HR systém je možné vybírat ještě předtím, než má firma hotové všechny procesy.
  Důležitější je znát směr růstu a rozhodnout, co musí fungovat jako první.
• Etapizace není slabina ani odklad.
  U greenfield projektu pomáhá sladit systém s tím, kdy jsou připravené budovy, lidé, data a infrastruktura.
• Dočasné řešení může mít dlouhodobou hodnotu.
  Příkladem je report pro externí mzdy, jehož výpočetní logika zůstane využitelná i po změně způsobu zpracování.
• Technické detaily se někdy ukážou až v reálném propojení.
  Čipové karty nebo přechod z cloudu na server proto patří do implementace stejně jako konfigurace modulů.
• Skutečný rozvoj začíná po spuštění.
  Růst licencí, nové moduly, elektronické podpisy, Mzdy a mobilní aplikace vznikaly postupně podle provozu firmy.

Příběh NOBO není o jednorázovém velkém spuštění. Je o schopnosti začít jednoduše, dělat konkrétní rozhodnutí pro budoucí provoz a rozvíjet systém ve chvíli, kdy na další krok dozraje firma i její infrastruktura.

 

Zpět na seznam případových studií