Bez papírů, bez starostí: Praktické tipy a přínosy digitalizace v HR

20.10.2025

Šanony plné pracovních smluv, formulářů k dovoleným, výkazů docházky či neschopenky – to vše patří k tradičnímu papírovému provozu personálního oddělení. Jenže tato papírová administrativa je časově náročná, náchylná k chybám a zbytečně zatěžuje nejen personalisty, ale i celou firmu. Řešením je bezpapírová kancelář. Článek přináší několik praktických tipů, jak s ní právě v oblasti HR začít, a ukazuje, proč se digitalizace vyplatí i z dlouhodobého pohledu. 

• Pracovní smlouvy a dohody – získání informací od nastupujícího zaměstnance prostřednictvím elektronického dotazníku, hromadné vytvoření dokumentů ze šablon na pár kliknutí, elektronické podepsání zaměstnavatelem i zaměstnancem, … takhle vypadá digitální nástup, kde papír, tiskárna a kopírka nemají šanci a benefitem je čas například na vstupní rozhovor s novým zaměstnancem.
• Docházka a nepřítomnosti – evidence příchodů a odchodů čipem nebo ideálně pohledem do objektivu, plánování a schvalování dovolených, oznamování návštěv lékaře, evidence zda budu pracovat z domova nebo v kanceláři,… - to je skutečně pružné řízení pracovní doby a benefitem jsou navzájem sdílené online informace o přítomnosti a plánech zaměstnanců (včetně možného propojení s elektronickými kalendáři google, outlook,…).
• Benefity a interní žádosti – nejen žádosti o mimořádné vzdělávání, povolení home office, neplacené volno, ale také oznamování změny bankovního účtu, narození dítěte, žádost o potvrzení pro banku, odeslání potvrzení o studiu dítěte – místo vyplňování papírových formulářů stačí pár kliknutí.

👉 Tip z praxe: Začněte postupně. Digitalizujte nejprve jednoduché procesy s největším objemem papírů – typicky dovolenky, různé propustky, docházkové listy a třeba prodloužení pracovní smlouvy. Zaměstnance na přechod k digitálním dokumentům zvykejte postupně s "méně důležitými" dokumenty. 

• Úspora času a nákladů – odpadá tisk, kopírování, archivace a manuální přepisování dat. 
• Méně chyb a vyšší spolehlivost – systém pohlídá správné kódy v docházce, souvislosti s dalšími údaji nebo aktuální legislativní změny. 
• Bezpečná archivace – elektronické dokumenty a informace jsou uloženy v souladu s GDPR a lze je rychle dohledat i po letech. 
• Podpora hybridní práce – personalista, manažer i zaměstnanec mají přístup ke svým dokumentům odkudkoli, bez nutnosti fyzické přítomnosti v kanceláři. Sdílení informací je ovšem detailně řízeno a podléhá přesnému nastavení oprávnění.
• Employer branding – moderní digitální HR působí profesionálně a zvyšuje atraktivitu firmy pro nové talenty.

Digitalizace HR přináší řadu výhod, ale zároveň vyžaduje respektování konkrétních právních předpisů.

• Nařízení eIDAS (EU č. 910/2014) a zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce stanovují pravidla pro elektronické podepisování a tzv. důvěryhodné služby. 
• Kvalifikovaný elektronický podpis má stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis – lze jím uzavírat pracovní smlouvy či dohody. 
• Pro vyšší právní jistotu lze využívat i elektronické pečetě a časová razítka, které chrání integritu dokumentu.

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ukládá povinnost dokumenty uchovávat v předem stanovených lhůtách a formách. 
• Novela z roku 2024 (č. 197/2024Sb.) umožňuje širší využívání digitalizovaných kopií jako rovnocenných s originály, pokud je potvrzena jejich shoda. 
• V praxi to znamená, že i pracovní smlouvy nebo výplatní dokumenty mohou být uchovávány čistě v elektronické podobě, pokud je splněna podmínka autenticity a čitelnosti.

• Forma právních jednání (§ 21 ZP a § 34 ZP)
  • Pracovní smlouva i dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr musí být uzavřeny v písemné formě. 
  • Písemnou formu lze splnit i v elektronické podobě, pokud je možné jednoznačně prokázat totožnost obou stran a jejich souhlas s obsahem. Tento požadavek je v praxi zajištěn elektronickým podpisem (resp. způsobem elektronické identifikace, který prokáže, že konkrétní osoba skutečně projevila vůli dokument podepsat).
  • Elektronický podpis může mít dle nařízení eIDAS (EU 910/2014) různou úroveň: 
    • prostý elektronický podpis (např. uvedení jména, elektronické potvrzení v systému), 
    • zaručený elektronický podpis (spojený s identitou podepisující osoby), 
    • kvalifikovaný elektronický podpis, který má plnou právní váhu vlastnoručního podpisu.

• Uchovávání dokumentace (§ 312 ZP a související předpisy)
  • Zaměstnavatel má povinnost vést a uchovávat dokumentaci vyplývající z pracovněprávních vztahů.
  • Tyto dokumenty mohou být vedeny i v elektronické formě, pokud je zajištěna jejich čitelnost, bezpečné uložení a přístup pouze oprávněným osobám.
    
    
• Evidenční povinnosti
  • Evidence pracovní doby, dovolené, překážek v práci nebo mzdových podkladů může být vedena elektronicky. 
  • Zaměstnavatel však odpovídá za to, že evidence je pravdivá, úplná a kontrolovatelná.

• HR dokumenty obsahují velké množství osobních údajů zaměstnanců. Nařízení GDPR (nařízení EU číslo 2016/679) ukládá povinnost tyto údaje zabezpečit, chránit před neoprávněným přístupem a zpracovávat pouze v rozsahu nezbytném pro pracovněprávní vztah. 
• Je nezbytné řídit přístup k osobním údajům – tedy stanovit, kdo může dokumenty zobrazit, upravovat nebo mazat. 
• Zaměstnavatel musí zaměstnance informovat o zpracování jejich osobních údajů, zejména o účelu, rozsahu a době uchování. Souhlas zaměstnance se zpracováním se nevyžaduje, pokud zaměstnavatel zpracovává údaje nezbytné pro uzavření a plnění pracovního poměru.
  Souhlas je nutný pouze u údajů, které nesouvisejí přímo s pracovním vztahem – například při využití fotografií zaměstnance pro interní či propagační účely.

• Mít jasně stanovená interní pravidla pro práci s digitálními dokumenty. 
• Zajistit odpovídající technická opatření (např. šifrování, zálohování, auditní logy). 

• Je nutné si uvědomit, že nedodržení regulatorních požadavků a stanovených interních směrnic v oblasti digitalizace HR s sebou nese zásadní a komplexní rizika.
• Jejich spektrum je široké a dotýká se jak právní jistoty a obhajitelnosti jednotlivých úkonů, tak i přímých finančních dopadů.
• Ignorování těchto pravidel vystavuje organizaci nebezpečí ztráty důvěry i vysokých finančních sankcí, které mohou v krajním případě ohrozit samotnou stabilitu podniku. Proto je důležité věnovat právní stránce digitalizace trvalou pozornost, pravidelně kontrolovat soulad postupů s legislativou a včas reagovat na její změny.

👉 Shrnutí: Právní úprava elektronických dokumentů a bezpapírové kanceláře je v ČR i EU stále poměrně složitá a v některých ohledech není zcela jednoznačná. Záleží na konkrétním typu dokumentu, požadavku na jeho formu, době uchovávání či způsobu doručení. Proto tento článek může nabídnout pouze základní orientaci, nikoli kompletní právní výklad.

👉 Tip: Při zavádění digitalizace doporučujeme vždy prověřit legislativní požadavky vztahující se k danému typu dokumentu – ať už jde o pracovní smlouvu, výpověď, evidenci pracovní doby nebo souhlasy zaměstnanců se zpracováním osobních údajů. V praxi je vhodné konzultovat postup s právníkem nebo odborníkem na pracovněprávní legislativu, aby byla zajištěna nejen efektivita, ale také právní jistota.

Bezpapírová kancelář není jen módní pojem. A také to není např. skenování papírových dokumentů do elektronické podoby. Je to proces, který začíná hned v momentu získávání informací. Potom skutečně může pro personalisty znamenat méně rutinní administrativy, více času na práci s lidmi a strategický přínos pro celou firmu. Úspory na nákladech, rychlejší procesy i vyšší právní jistota jsou benefity, které ocení jak zaměstnavatelé, tak zaměstnanci. Dříve nebo později to s papírem prostě nepůjde a čím dříve s tím začnete, tím budete konkurence schopnější. 

Přechod na digitální HR agendu nemusí být složitý. Systém plusPortal nabízí: 

• Digitální řešení pro celý proces evidence pracovní doby od sběru informací o průchodech přes plánování a schvalování nepřítomností až po vyhodnocení a schválení docházky a odeslání podkladů pro výpočet mzdy, elektronické smlouvy i napojení na eNeschopenky.
• Bezpapírový nástup zaměstnance včetně nástupního dotazníku, pracovní smlouvy, mzdového výměru, „růžovky“, …
• Mzdovou agendu, kde si účetní bude moci vybrat, co chce se zaměstnanci řešit osobně a co si zjednoduší elektronicky od různých potvrzení od zaměstnance, eNeschopenky, přes výplatní lístek, ELDP a mzdový list až po elektronickou bezpapírovou komunikaci se státní správou, pojišťovnami, insolvenčním rejstříkem, exekutory,…

Díky tomu všemu mohou jak personalisté tak mzdové účetní snadno nastoupit cestu k bezpapírové kanceláři – moderní, efektivní a bezpečné.

Zpět na seznam článků