Od výměny personálního systému k dlouhodobě rozvíjené HR platformě

PULS hledal modernější a spolehlivější náhradu stávajícího personálního systému pro přibližně 800 zaměstnanců. Cílem nebylo měnit celou systémovou infrastrukturu firmy, ale modernizovat personální a mzdovou agendu, posunout HR směrem k bezpapírovým procesům a nové řešení začlenit mezi aplikace, které už dobře fungovaly.

Během 30týdenní implementace byl plusPortal postupně nasazen pro většinu klíčových HR procesů včetně mezd. Finální přejímkou v březnu 2024 ale příběh nekončí. PULS od té doby systém dále rozvíjí, digitalizuje další procesy a spolupráci s PC HELP rozšířil také o e-learningové řešení Moodle a jeho propojení s řízením vzdělávání v plusPortalu.

PC HELP, a.s.  •  plusPortal

Modernizovat HR, ale zachovat to, co funguje

PULS je výrobní společností s mateřskou centrálou v Německu. V době rozhodování o novém personálním systému zaměstnával přibližně 800 lidí. Pro řízení firmy využíval ERP systém SAP, docházku zajišťoval samostatný systém PowerKey napojený na docházkové terminály a personální a mzdovou agendu prokrýval český personální systém.

Právě v personální a mzdové oblasti chtěl PULS změnu. Stávající řešení už neodpovídalo představám společnosti o moderní a postupně bezpapírové personalistice. Vedle technologického zastarávání se při každodenním provozu projevovala také nespolehlivost, zejména v oblasti měsíčního zpracování mezd.

PULS přitom nehledal nový systém proto, aby nahradil všechno, co už firma používala. PowerKey plnil svou roli v docházce a nebyl důvod jej měnit. Stejně tak bylo potřeba respektovat SAP jako klíčovou součást podnikového IT.

Změnu vedl HR manažer, který už plusPortal znal

Významnou roli v projektu měl HR Manager Martin Kuržeja, který do PULS nastoupil v září 2022. Modernizace systémové podpory HR patřila od jeho nástupu mezi důležité priority.

plusPortal pro něj nebyl neznámým řešením. Už ve svém předchozím profesním působení se zabýval možností jeho implementace, k realizaci ale tehdy nedošlo. Do výběru v PULS tak vstupoval s předchozí znalostí produktu, nikoli se zkušeností s jeho provozem.

To bylo důležité i v průběhu projektu. Na straně PULS vznikl kompetentní interní tým, který dokázal připravovat data, rozhodovat o způsobu využití jednotlivých funkcí, ověřovat výsledky a postupně přebírat jednotlivé části systému.

Co si PULS potřeboval ověřit před rozhodnutím

Výběr nového systému probíhal od podzimu 2022 do dubna 2023. Důležitější než samotná délka výběru bylo to, že se PULS postupně soustředil na otázky, které rozhodují i u většiny podobných HRIS projektů.

Kolik bude změna skutečně stát?

PULS potřeboval předem znát nejen cenu licencí, ale také implementační náklady, předpokládané individuální práce a následné provozní náklady. Důležité bylo mít celý projekt pod kontrolou ještě před závazným rozhodnutím.

Jak dlouho bude přechod trvat?

Harmonogram nevznikal až po objednávce. Ještě během rozhodování se společně připravovaly jednotlivé etapy, návaznosti a akceptační body tak, aby měl zákazník realistickou představu o průběhu celého přechodu.

Jak bezpečně převzít zpracování mezd?

U přechodu na nový mzdový systém není otázkou, zda výsledky ověřovat, ale jak ověřování nastavit tak, aby poskytlo potřebnou jistotu a zároveň nezatížilo mzdovou účtárnu více, než je nutné. PULS společně s implementačním týmem zvolil jeden duplicitní výpočet za prosinec, provedený v lednu. Tím bylo možné ověřit výsledky na uzavřeném období a současně zbytečně nezatěžovat mzdový tým už v prosincovém období dovolených a svátků.

Co zvládne standard a kde bude potřeba úprava?

Od začátku platil záměr využít co nejvíce standardních funkcí plusPortalu a individuální vývoj soustředit pouze na oblasti, kde měl pro PULS konkrétní provozní význam.

Jak nový systém zapadne mezi SAP a PowerKey?

plusPortal neměl vzniknout jako izolovaný ostrov. Nové HR a mzdové řešení muselo respektovat existující docházku a současně předávat potřebné údaje do podnikového ERP.

Komplexní rozsah bez předimplementační analýzy

PULS zvolil společnou implementaci širokého rozsahu HR funkcí pro 800 zaměstnanců. Přesto projektu nepředcházela žádná předimplementační analýza. Tento přístup byl součástí zadání od začátku.

U standardizovaného HR systému může být rozsáhlá analýza prováděná ještě před praktickým seznámením uživatelů se systémem málo efektivní. Uživatel zatím nezná možnosti řešení ani souvislosti mezi jednotlivými procesy a velká část času se tak spotřebuje na popis hypotetických variant.

V PULS se proto čas a rozpočet investovaly přímo do implementace. Pokud se ukázala potřeba specifického řešení, řešila se konkrétně nad reálným prostředím a už s praktickou zkušeností uživatelů. Prostředky, které by jinak spotřebovala obecná předimplementační analýza, tak mohly směřovat přímo do nastavení nebo skutečně potřebných zakázkových úprav. Komplexní funkční rozsah tedy neznamenal komplikovanou implementaci.

30 týdnů od přípravy serveru k finální přejímce

Implementace probíhala od 11. srpna 2023 do 8. března 2024. Jednotlivé oblasti nebyly spuštěny v jeden okamžik. Postupně se připravovaly, školily, ověřovaly v reálném prostředí a následně přebíraly do provozu.

Standard jako základ, individuální úpravy tam, kde měly smysl

Původní zadání požadovalo minimum zakázkových úprav. Výsledek tento princip zachoval: jádro řešení zůstalo standardní a individuálně se upravovaly pouze konkrétní procesy, které to vyžadovaly. Nejvýraznější úpravy vznikly v oblasti Mezd.

Export mzdového zaúčtování do SAP

Po dokončení mzdového zpracování potřebuje PULS předat údaje pro jejich zaúčtování do ERP systému SAP. Pro tuto návaznost vznikl specifický export odpovídající požadavkům podnikového účetního procesu.

plusPortal tak převzal samotné zpracování mezd, aniž by bylo potřeba měnit následné ekonomické procesy v SAP.

Fond pracovní doby a svátky podle docházky

Docházka zůstala v systému PowerKey. Data z ní proto vstupují do mzdového zpracování v plusPortalu.

Pro PULS vznikla úprava, která podle importovaných docházkových podkladů automaticky koriguje fond pracovní doby a svátky. Mzdová účtárna tak nemusí rozdíly vznikající v návaznosti na docházku řešit ručně.

Osobní ohodnocení

PULS měl vlastní pravidlo pro nárok na osobní ohodnocení. Jeho výplata byla podmíněna alespoň jedním odpracovaným dnem v daném období. Tato podmínka byla proto začleněna přímo do mzdového zpracování a systém ji při výpočtu automaticky zohledňuje.

Přesčasy

Specifické pravidlo se týkalo také hodin přesčasů přicházejících z docházky. Odpracovaná doba se o hodiny přesčasů odpovídajícím způsobem upravuje tak, aby bylo možné správně navázat další mzdové zpracování.

Doplňkové práce při migraci

Vedle standardních importů Personalistiky, Vzdělávání a Mezd bylo potřeba převést také další data důležitá pro navazující provoz - například položky odměňování, údaje pro roční zúčtování daně nebo informace vztahující se k nákladovým střediskům.

Výsledkem tedy nebyl systém vyvinutý speciálně pro PULS, ale standardní plusPortal doplněný o omezený počet konkrétních úprav tam, kde standard potřeboval respektovat specifický provoz zákazníka.

Projekt dokončen podle plánu - a podle skutečných potřeb

Finální přejímka proběhla 8. března 2024. Projekt byl dokončen podle plánovaného harmonogramu a bez neočekávaných zásadních vícenákladů. Při přejímce navíc zůstala část plánovaných školení a konzultací nevyčerpaná a byla převedena do následné provozní podpory.

Během implementace se také ukázalo, že PULS nepotřebuje původně plánované zprovoznění rozšiřujícího technického modulu Zápis do Active Directory. Tento modul umožňuje zautomatizovat přenos informací o zaměstnancích do firemního Active Directory.

Modul proto nebyl zprovozněn a finální konfigurace i cena řešení byly upraveny podle skutečně využívaného rozsahu. Cílem je, aby konfigurace plusPortalu dlouhodobě odpovídala reálným potřebám zákazníka a aby se stejným způsobem průběžně upravoval i rozsah poplatků za používané řešení.

 

Profil Martina Kuržeji na LinkedInu: linkedin.com/in/martin-kuržeja-634462b7

Finální přejímka změnila charakter spolupráce. Z implementačního projektu se stal systém používaný každý den v personální a mzdové agendě a v navazujících zaměstnaneckých procesech. Teprve při běžném používání se přirozeně ukazují další příležitosti: které procesy má smysl digitalizovat jako další, co lze zjednodušit, kde se vyplatí systém rozšířit a kde naopak není potřeba nic měnit.

Tuto fázi velmi dobře vystihl Martin Kuržeja krátce po dokončení implementace:

Právě následující dva roky ukázaly, že přejímací protokol nebyl koncem spolupráce, ale začátkem dlouhodobého rozvoje.

Jak se spolupráce dál vyvíjela

Volno: digitalizace další části docházkového procesu

Při původní implementaci bylo pro PULS prioritou správné propojení stávající docházky PowerKey s novým mzdovým řešením. Docházkový systém nebylo potřeba nahrazovat - poskytoval údaje důležité pro měsíční zpracování mezd.

Jakmile byl tento klíčový proces ověřený v ostrém provozu, mohl se PULS soustředit na další oblast související s docházkou: plánování a schvalování nepřítomností.

Právě k tomu slouží modul Volno. Umožňuje elektronicky řešit například žádosti o dovolenou, sick days nebo plánování home office. Nejčastěji navazuje na Docházku přímo v plusPortalu, může ale stejně dobře doplnit i externí docházkový systém - tak jako v případě PULS.

Pro zákazníka to znamenalo možnost digitalizovat další proces, který není nezbytný pro samotné mzdové zpracování, ale významně pomáhá omezovat papírové žádosti a ruční schvalování. Od května 2024 se proto Volno stalo součástí konfigurace PULS.

Když podnět jednoho zákazníka rozšíří standard

Další zajímavý požadavek vznikl přímo z každodenního používání výplatních dokumentů. PDF výplatní lístky odesílané zaměstnancům e-mailem už byly zabezpečené heslem. PULS ale chtěl stejnou úroveň ochrany také v situaci, kdy si zaměstnanec PDF sám stáhne ze svého přihlášeného účtu v plusPortalu.

Požadavek se ukázal jako obecně využitelný, a proto dávalo smysl promítnout jej do standardních možností systému, nikoli jej ponechat jako izolovanou funkci pro jedinou instalaci.

Takto se plusPortal rozvíjí dlouhodobě. Část nových funkcí vzniká z vlastních investic PC HELP do technologického a funkčního rozvoje produktu. Další kvalitní podněty přicházejí přímo od zákazníků, kteří systém používají v různých prostředích a přinášejí zkušenosti z reálného provozu.

Pokud má zákaznický požadavek širší využití, může rozšířit standard pro ostatní. Jeden zákazník přispěje podnětem v jedné oblasti a naopak může později využít zlepšení, které vzniklo díky zkušenosti jiného zákazníka. Výsledkem je průběžné sdílení praktických zkušeností napříč uživatelskou základnou plusPortalu.

E-learning: spolupráce se rozšířila o Moodle

Další významná etapa už nebyla pouze rozšířením plusPortalu. PULS chtěl dále rozvíjet elektronické vzdělávání zaměstnanců a pro tuto oblast zvolil open-source LMS Moodle. PC HELP realizoval implementaci Moodle během července 2025. Implementace byla ukončena 31. července a od 1. srpna 2025 bylo řešení včetně propojení s plusPortalem předáno do provozu.

Dvě aplikace, dvě role, jeden vzdělávací proces

plusPortal a Moodle zde neřeší totéž. Modul Vzdělávání v plusPortalu řídí vzdělávací proces z pohledu HR - kdo má absolvovat konkrétní školení, do kdy, s jakou periodou a kdy bude potřeba školení opakovat. Moodle zajišťuje samotnou realizaci těch vzdělávacích aktivit, které probíhají jako e-learningové kurzy.

Propojení obou řešení umožňuje navázat e-learning na celkovou evidenci vzdělávání: zaměstnanec přechází z plusPortalu do příslušného kurzu a výsledky e-learningu se mohou vracet zpět do personální evidence. E-learning je přitom pouze jednou částí vzdělávání. Prezenční školení, odborné kurzy nebo další vzdělávací povinnosti zůstávají součástí stejného HR procesu, i když se v Moodle vůbec neodehrávají.

Co ukázaly další dva roky skutečného používání

Dlouhodobý provoz dává o kvalitě HR systému přesnější obrázek než samotná úspěšná implementace. U PULS potvrdil několik velmi silných stránek řešení, ale ukázal také oblasti, ve kterých bylo potřeba hledat kompromis nebo napravit situaci, která neproběhla podle očekávání.

Mzdy: z kritické části projektu jedna z nejlépe hodnocených oblastí

Mzdy byly od začátku jednou z oblastí, které PULS před rozhodnutím prověřoval nejdůkladněji. S odstupem více než dvou let právě jejich provoz hodnotí mimořádně pozitivně.

Zvláštní význam měla tato zpětná vazba v souvisloti se zaváděním jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. Šlo o rozsáhlou legislativní a procesní změnu, která kladla vysoké nároky na mzdové systémy i mzdové účtárny. Pro PC HELP proto bylo prioritou promítnout nové povinnosti do plusPortalu tak, aby jejich zavedení zatížilo zákazníky co nejméně.

O to cennější byla následná zpětná vazba PULS, který způsob zvládnutí této změny hodnotil velmi pozitivně. Při pečovací schůzce v létě 2026 zaznělo mimo jiné velmi jednoznačné hodnocení:

Stejná zpětná vazba ocenila také práci mzdové podpory a způsob, jakým PC HELP náročnou změnu legislativy zvládl. Právě u Mezd se tak nejvýrazněji potvrzuje původní cíl přejít na spolehlivější řešení.

Odměny: když standardní workflow nestačí

Ne všechny procesy se podařilo pokrýt stejně ideálně. Modul Odměny standardní schvalovací workflow obsahuje, PULS ale potřeboval nad jeho rámec dvouúrovňové schvalování odpovídající vlastnímu internímu procesu.

Při přípravě rozšíření se ukázalo, že požadovaná změna je podstatně složitější, než se původně předpokládalo, a rozsah potřebné úpravy by nebyl ekonomicky přiměřený jejímu přínosu. Výsledkem proto nebyl další zakázkový vývoj, ale částečné přizpůsobení procesu PULS možnostem standardního řešení.

Modul zákazník dál používá, i když právě tato část systému jeho představám neodpovídá úplně ideálně. I to je reálná součást dlouhodobé práce s informačním systémem: smyslem není individualizovat software za každou cenu, ale hledat rozumný poměr mezi potřebou zákazníka, přínosem změny a náklady na její realizaci.

Elektronické podepisování: zkušenost, ze které jsme si vzali poučení

PULS postupně rozšířil digitalizaci personálních dokumentů také o jejich elektronické podepisování prostřednictvím integrované externí podpisové služby. Při reálném používání se v jednom z procesů podepisování a archivace ukázala významná odchylka od očekávaného chování. Nalezení příčiny a definitivní řešení trvalo déle, než obě strany předpokládaly, a s průběhem řešení této konkrétní situace proto PULS nebyl plně spokojen.

Situaci se nakonec podařilo vyřešit a zákazník elektronické podepisování nadále používá. Pro PC HELP je tato zkušenost důležitým poučením. Elektronizace pracovněprávních dokumentů bude mít v HR stále významnější roli a vyžaduje vysokou míru pozornosti nejen samotnému podpisu, ale celému procesu od vytvoření dokumentu přes jeho podepsání až po archivaci.

Právě podobné praktické zkušenosti jsou důležité pro další zpřesňování postupů a snižování rizika, že se obdobná situace bude opakovat u dalších zákazníků.

Původní systém už zůstal jen pro historii

Definitivní úspěch výměny informačního systému se nepozná podle podpisu přejímacího protokolu, ale podle toho, zda jej zákazník skutečně přestane potřebovat pro každodenní práci.

V dubnu 2025 PULS potvrdil, že na plusPortal plně přešel. V původním systému už neprobíhají aktivní personální procesy a zůstal pouze jako zdroj starších historických dat, která nebyla součástí migrace.

Historií se přitom nestal jen samotný software, ale také opakované řešení odchylek při měsíčním zpracování mezd a související komunikace s předchozím dodavatelem. Právě vyšší spolehlivost mzdového zpracování dnes patří mezi oblasti, které PULS na novém řešení oceňuje nejvíce.

PULS roste - a plusPortal je připravený růst s ním

PULS má aktuálně 800 zaměstnanců. Firma je ale v období rostoucí výroby a vysoké poptávky, která přináší další nábor a tlak na výrobní i prostorové kapacity.

Významnou část tohoto růstu zákazník spojuje s výrobou komponent pro datová centra, jejichž potřeba se zvyšuje také v souvislosti s rozvojem umělé inteligence. PULS proto v blízké době počítá s dalším růstem počtu zaměstnanců.

Pro HR systém to neznamená nový implementační projekt ani změnu základní koncepce. Stávající prostředí plusPortalu může růst společně s organizací - počtem uživatelů i dalšími procesy, které bude PULS chtít postupně digitalizovat.

Nejdůležitější potvrzení původního rozhodnutí přišlo až s časem: původní personální systém už PULS pro aktivní HR procesy nepotřebuje a plusPortal se stal jeho hlavní personální a mzdovou platformou.

Zpět na seznam případových studií