Náhrada globálního HR systému lokálním SaaS řešením

Výchozí stav: Od nákladného globálního systému k efektivnímu řešení

Společnost OFFICEO s.r.o. se po vlastnických změnách ocitla v situaci, kterou zná mnoho poboček nadnárodních firem. Využívala robustní globální systém (Workday), který byl sice komplexní, ale pro lokální potřeby zbytečně nákladný a nepružný.

Hlavní motivace pro změnu:

Vysoké provozní náklady: Model měsíčního pronájmu globálního řešení neodpovídal reálnému přínosu pro lokální trh.
Časový tlak: Nutnost ukončit původní službu k fixnímu datu a plynule přejít na nový systém.
Požadavek na flexibilitu: Potřeba řešení, které je cloudové (SaaS), ale zároveň umožňuje zakázkové úpravy a postupné rozšiřování.

Globální korporátní systémy jsou často zbytečně drahé a komplikované pro lokální potřeby. Pokud vaše firma prochází změnou a již nejste vázáni centrálními smlouvami, audit softwarových nákladů může odhalit obrovský prostor pro úspory při zachování stejné kvality procesů.

Strategické rozhodnutí: Cloudová dostupnost a rychlá adaptace

Výběrové řízení bylo mimořádně efektivní a trvalo pouhých 8 týdnů. Zahrnovalo jak osobní prezentace, tak přímé jednání s vedením společnosti. Hlavním kritériem byla schopnost dodavatele garantovat bezpečný přenos dat 600 zaměstnanců a zprovoznění klíčových agend v řádu několika měsíců.

Přínosy přechodu na plusPortal:

Technologická nezávislost: Získání plné kontroly nad nastavením procesů v souladu s lokální legislativou a specifickými zvyklostmi firmy.
SaaS model v MS Azure: Moderní cloudové řešení bez nutnosti investic do vlastního hardwaru.
Široká dostupnost a workflow: Zpřístupnění systému všem 600 zaměstnancům, což umožní digitalizovat schvalování absencí a proces hodnocení napříč celou strukturou.
Otevřenost pro další rozvoj: Systém je připraven na budoucí rozšíření o moduly Docházka či Vzdělávání a umožňuje specifické zakázkové úpravy.

Při výběru nového systému se nedívejte jen na to, co potřebujete dnes, ale hledejte řešení, které je připraveno na váš budoucí růst. Modularita vám umožní začít s tím nejdůležitějším a postupně přidávat další funkce bez nutnosti měnit celý software.

Implementace: Úspěšná migrace v rekordním čase

Největší výzvou projektu byl fixně daný konec původního systému. Služba Workday byla ukončena po 7 týdnech od objednávky plusPortalu. Tento šibeniční termín vyžadoval maximální nasazení a dokonalou souhru kompetentního týmu na straně klienta s pružností našeho nástroje. Celá implementace pro 600 zaměstnanců pak byla kompletně uzavřena za 15 týdnů.

Fázování projektu pro maximální plynulost

Fáze 1 – Migrace a kontinuita: Nejdůležitějším milníkem byl import dat 600 osob a zprovoznění modulu Personalistika v cloudu. Díky intenzivnímu čištění dat a instalaci na MS Azure byl zajištěn plynulý přechod, který umožnil k plánovanému datu původní službu definitivně vypnout.
Fáze 2 – Rozšíření agendy: Po zajištění ostrého startu následovalo nasazení modulů Hodnocení a Volno (workflow pro plánování a schvalování nepřítomností), které sjednotilo a zjednodušilo procesy napříč celou společností.

Krátký termín pro vypnutí starého systému je silný motivátor, ale vyžaduje precizní součinnost. Pokud máte k dispozici zkušený implementační tým a čistá data, lze zvládnout přechod z globálního na lokální systém i v řádu několika týdnů.

Změna týmu v průběhu projektu

I přes precizní plánování došlo k nečekané komplikaci – v polovině implementace odešel klíčový uživatel na straně zákazníka. Díky vysoké prioritě projektu ze strany HR managementu a jasně nastavené struktuře implementace byly všechny termíny dodrženy.

Lidé přicházejí a odcházejí, ale projekt nesmí stát. Pokud má digitalizace plnou podporu vedení a jasně určené priority, dokáže organizace ustát i personální změny v klíčových rolích.

Výsledek: Efektivní procesy a prostor pro strategické HR

Úspěšná migrace na plusPortal neznamenala jen technologickou změnu, ale zásadní posun v kvalitě vnitrofiremních procesů pro 600 zaměstnanců.

Vedení společnosti: Získání nákladově transparentního řešení, které je plně pod lokální kontrolou a připravené na budoucí rozšiřování bez závislosti na zahraniční centrále.
HR oddělení: Výrazné snížení administrativní zátěže díky automatizaci správy absencí a hodnocení. HR tým se nyní může věnovat rozvoji lidí namísto obsluhy dat.
Zaměstnanci a manažeři: Intuitivní cloudový přístup k vlastnímu profilu. Schvalování dovolených probíhá online a okamžitě, což zvýšilo uživatelský komfort a zrychlilo komunikaci v týmech.

Klíč k úspěšné realizaci:

Priorita shora: Projekt měl od začátku jasnou podporu managementu, což zkrátilo rozhodovací procesy na minimum.
Kvalita dat: Maximální důraz na precizní přípravu importních souborů v první fázi umožnil bezproblémový start pro všech 600 uživatelů.
Flexibilita lokálního partnera: Schopnost systému pružně reagovat na specifika českého trhu a individuální požadavky klienta.

Závěr

Příběh OFFICEO potvrzuje, že i velká organizace může úspěšně a rychle vyměnit globální systém za lokální řešení, pokud má jasnou vizi a spolehlivou platformu. plusPortal se ukázal jako nástroj, který dokáže nabídnout stabilitu velkého systému, ale zároveň flexibilitu, kterou vyžaduje dynamické firemní prostředí.

Naše spolupráce se však nezastavila pouze u dodání softwaru. Do půl roku od ostrého startu se naše partnerství přirozeně prohloubilo převzetím kompletní mzdové agendy. Zákazník tak v plusPortalu získal nejen moderní nástroj, ale díky mzdovému outsourcingu od PC HELP i komplexní službu „vše pod jednou střechou“. Tento model přinesl firmě maximální efektivitu, legislativní jistotu a uvolnil HR týmu ruce pro strategickou práci se zaměstnanci.

Největší přidanou hodnotu přináší spojení moderního softwaru a expertních služeb. Outsourcing mezd ve spojení s vlastním HR portálem je ideální cestou pro firmy, které chtějí mít svá data pod kontrolou, ale nechtějí nést operativní zátěž spojenou s výpočtem mezd a legislativou.

Zpět na seznam případových studií