Digitalizace HR jako pilíř firemního růstu

thumbnail

Když personální evidence v rámci mzdového systému přestane stačit 

Každá úspěšná firma dříve či později narazí na strop svých interních procesů. Pro společnost JHV – ENGINEERING s.r.o. se tímto bodem stal dynamický růst z 220 na 300 zaměstnanců. Původní model, kdy personální data existovala pouze jako nezbytný doplněk mzdového systému, přestal vyhovovat potřebám moderního řízení.

Klíčové problémy z pohledu managementu:

  • Informační izolovanost: Data o lidech byla uzavřena v účtárně bez možnosti efektivního sdílení s liniovými manažery.
  • Administrativní zátěž: S přibývajícími zaměstnanci se manuální správa vzdělávání, hodnocení a pracovních pomůcek stala neudržitelnou. 
  • Technologický dluh: Absence propojení na Active Directory (AD) a ERP systém zvyšovala administrativní zátěž a riziko chybovosti.

Strategické rozhodnutí - modularita jako pojistka investice

Při výběru nového řešení nehledalo vedení pouze "software na mzdy", ale komplexní systém, který poroste s firmou. Proces výběru trval 25 týdnů a zahrnoval hloubkové testování demoverzí i ověřování integrací do stávající IT infrastruktury.

Hlavní pilíře řešení plusPortalu:

1.    Stavebnicový systém: Možnost začít nejdůležitějšími agendami (Personalistika, Mzdy) a plynule přidávat další moduly do již hotového a známého prostředí.
2.    Zapojení manažerů: Přímý přístup pro liniové vedoucí, kteří tak získají nástroj pro řízení svých týmů bez nutnosti kontaktovat personální oddělení s každým dotazem.
3.    Datová integrita: Automatizace přenosu údajů mezi plusPortalem a firemním IT (AD a ERP), která odstraní ruční přepisování a riziko chyb.

Implementace - zvládání rizik a důraz na preciznost

Implementace byla rozvržena tak, aby minimalizovala rizika pro provoz firmy a zajistila 100% jistotu při výplatě mezd.

1. Etapa: Pevné základy a migrace (31 týdnů)

První fáze se soustředila na kritickou část - personalistiku a mzdy. Během této doby projekt úspěšně absorboval rizika, která digitalizaci v rostoucích firmách často provázejí.

Precizní migrace 
Aby byla zajištěna naprostá shoda a kontinuita s původním systémem, bylo provedeno nadstandardně celkem 5 duplicitních výpočtů mezd. Proč tolik? Cílem bylo nejen přenést data, ale kompletně je vyčistit a sladit s novou strukturou mezd. Tím byly například eliminovány jakékoli odchylky v odvodech či daních vzniklé přechodem mezi systémy. 
Tato investice do času se vrátila v podobě jistoty mzdové účetní v ovládání systému, důvěry zaměstnanců v nový systém a bezproblémového ročního zúčtování.

2. Etapa: Rozvoj a měkké HR (7 týdnů)

Díky stabilitě první etapy proběhlo následné rozšíření o moduly Vzdělávání, Hodnocení a Pracovní vybavení ve velmi krátkém čase. Systém byl navíc doplněn o API modul pro pokročilé propojení s dalšími podnikovými systémy.

Výsledek - efektivita bez kompromisů

I přes komplikace spojené s obměnou týmu během implementace a náročností přípravy dat byl projekt dokončen v rámci plánovaného rozpočtu. 
A díky kvalitnímu zaškolení udržena kontinuita náběhu celého systému včas bez dopadu na plánovaný harmonogram.

Hlavní přínosy pro klienta:

  • Komplexní přehled: Vedení má okamžitý přehled o stavu pracovní výbavy i historii profesního rozvoje zaměstnanců včetně jejich hodnocení. 
  • Mzdová jistota: Čistá data s historií umožňují bezproblémové roční zúčtování a reportování. 
  • Škálovatelnost: Systém bez problémů pojal nárůst o desítky nových zaměstnanců a je připraven na další rozvoj firmy.

Závěr

Případová studie JHV – ENGINEERING s.r.o. ukazuje, že úspěšná digitalizace HR stojí na dvou věcech - na pružném plánu, který počítá i s personálními změnami v týmu, a na maximální pečlivosti při převodu dat. plusPortal přinesl stabilní zázemí, které v JHV bez problémů absorbovalo nárůst o desítky zaměstnanců a uvolnilo HR týmu ruce pro koncepční práci.

Nyní, po 4 letech od implementace, se zákazník rozhodl pokračovat v digitalizaci a rozšířit plusPortal o dalším moduly pro evidenci a plánování pracovní doby Volno a Docházku. Tím se HR systém konečna stane „místem jedné pravdy“.

Zpět na seznam případových studií