Komplexní digitalizace HR procesů ve společnosti FRÄNKISCHE CZ díky systému plusPortal

thumbnail

Výchozí situace

FRÄNKISCHE CZ s.r.o. je významná výrobní společnost s hlavním závodem a jednou odloučenou pobočkou, zaměstnávající ve směnném režimu přibližně 1 100 pracovníků (kmenové, agenturní i brigádníky). Dlouhodobě využívala zahraniční personální a mzdový systém, který však neumožňoval komunikaci se zaměstnanci, neposkytoval dostatečný informační servis managementu ani rychlé legislativní aktualizace.

S rostoucím počtem zaměstnanců a agenturních pracovníků se ukázalo, že původní systém již nepostačuje. Společnost proto hledala komplexní a spolehlivé řešení, které umožní:

  • sjednotit personální a mzdové procesy do jednoho systému,
  • nahradit zastaralý docházkový systém a terminály,
  • zajistit bezpečný On-Premise provoz na vlastním serveru,
  • implementaci s minimem zakázkových úprav a duplicitních evidencí.

"Chtěli jsme moderní, spolehlivý, uživatelsky přívětivý a hlavně komplexní nástroj, aby nahradil zastaralý systém, který už dávno přestal vyhovovat současným nárokům na zpracování tak složitého a rozsáhlého množství dat, se kterými personalistika pracuje," popisuje personální ředitel.

Řešení pomocí systému plusPortal

Po důkladném zhodnocení možných variant se společnost rozhodla pro implementaci systému plusPortal, který plně pokryl všechny požadované oblasti HR a mezd.

Do projektu bylo zahrnuto celkem 9 modulů:
Personalistika, Lékařské prohlídky, Mzdy, Volno, Docházka, Pracovní cesty, Vzdělávání, Hodnocení a Nábor.

Součástí projektu byla také předimplementační analýza, která umožnila detailně naplánovat průběh implementace a eliminovat možná rizika.

"Systém plusPortal má v sobě všechno: zpracování dat, výpočet mezd, docházku, podporu náboru zaměstnanců, jejich vzdělávání, hodnocení i lékařské prohlídky. Všechna potřebná data jsou tak pod jednou střechou, čímž se eliminuje riziko vzniku chyb," pokračuje personální ředitel.

Průběh implementace

Implementace probíhala v průběhu 34 týdnů formou postupného zprovozňování jednotlivých modulů s aktivním zapojením HR týmu zákazníka a zahrnovala několik klíčových fází:

    1. Předimplementační analýza

  • 1. workshop - definování požadavků.
  • 2. workshop - návrh datových struktur a ověření bezpečnostních pravidel.

    2. Instalace systému a import dat

  • Instalace plusPortalu na server zákazníka v Německu (On-Premise).
  • Import personálních a mzdových dat z původního systému.
  • Ověření funkčnosti a zahájení testovacího provozu.
  • Pro zajištění bezpečnosti dat proběhlo nastavení rolí a pravomocí tak, aby měl každý uživatel přístup jen tam, kam skutečně potřebuje.
  • Zahájení ověřovacího provozu.

    3. Zavedení modulu Personalistika, Lékařské prohlídky a Nábor

  • Základní nastavení číselníků jednotlivých modulů a následné proškolení.
  • Zpřístupnění plusPortalu a osobních dat zaměstnancům.
  • Import záznamů splněných lékařských prohlídek a plánovaných termínů.
  • Zpřístupnění kandidátů vedoucím v modulu Nábor.
  • Zahájení duplicitního provozu evidence zaměstnanců.

    4. Implementace mzdové části

  • Proběhlo školení uživatelů.
  • Mzdy se až do další etapy zpracovávaly ze staré docházky.
  • První testovací výpočet mezd proběhl paralelně se starým systémem.
  • Ostrý výpočet mezd proběhl o měsíc dříve, než se původně plánovalo.
  • Prvním ostrým výpočtem byla ukončena duplicitní evidence zaměstnanců ve starém systému.
  • Mzdy byly úspěšně zpracovány bez zpoždění a bez vícenákladů.

    5. Zprovoznění Volna, Docházky a Vzdělávání

  • Instalace nových docházkových terminálů a nastavení směn.
  • Nastavení oprávnění určujících přístupy a časy osob k využívání jednotlivých terminálů.
  • Implementace modulu Vzdělávání umožnila přenést historii školení i plánované akce.
  • Proškolení uživatelů.

    6. Finální přejímka systému

  • Do 6 měsíců byla převážná část modulů předána do ostrého provozu.
  • Školení na moduly Hodnocení a Pracovní cesty byla z kapacitních důvodů zákazníka odsunuta na pozdější období.
  • Zákazník využil část nevyčerpaných konzultačních hodin jako podporu po ukončení implementace.

"Oceňujeme, že implementace byla rozdělena do jasně definovaných etap. Díky tomu jsme mohli systém postupně zavádět a testovat bez narušení běžného chodu společnosti," doplňuje zákazník.

"Implementace proběhla podle harmonogramu a bez neočekáváných vícenákladů. Velmi si vážíme aktivního přístupu týmu FRÄNKISCHE CZ, který k projektu přistupoval s maximální profesionalitou," hodnotí spolupráci tým plusPortal.

Výsledky a přínosy

Díky systému plusPortal získala společnost FRÄNKISCHE CZ kompletní digitální řešení pro personální a mzdovou agendu:

  • centrální evidenci všech personálních údajů;
  • plně integrovaný mzdový systém s legislativní aktualizací;
  • propojení personálních dat s docházkou a mzdami v rámci jednoho systému;
  • automatizaci rutinních úkonů a reportů pro manažery a další systémy;
  • zvýšení transparentnosti dat vůči managementu i zaměstnancům;
  • snadnou dostupnost dat pro HR, vedoucí i zaměstnance;
  • zefektivnění práce HR oddělení a odstranění duplicitních evidencí.

Celkovou atmosféru projektu a pozitivní přístup zamětnanců nejlépe vystihují závěrečná slova personálního ředitele:

"Byl jsem opravdu nadšen jejich pozitivním přístupem k tak obtížné změně pracovních zvyklostí. Nezaznamenal jsem žádné řeči typu: "Co je to zase za blbost. Je to změna k horšímu, proč nás zase něčím takovým otravují." U všech byla patrná opravdová snaha se docházku rychle naučit a začít ji využívat v praxi. Moc si toho vážím a přeji nám všem dlouhou a úspěšnou spolupráci s personálním systémem plusPortal."

 

Zpět na seznam případových studií