Vzdělávání zaměstnanců jako investice

05.11.2025

Podzim je pro personalisty časem, kdy je potřeba připravit rozpočet na vzdělávání zaměstnanců pro další rok. A nejde jen o to, kolik peněz na školení vyčlenit. Stejně důležité je sledovat zájem zaměstnanců, efektivitu školení a vyhodnocovat přínosy pro firmu.

Plánování rozpočtu je totiž ideální příležitostí podívat se na vzdělávání nejen z pohledu nákladů, ale především z pohledu dlouhodobého přínosu pro firmu. Správně nastavený systém vzdělávání šetří náklady, podporuje motivaci a pomáhá firmě růst. Jak na to v praxi?

1. Finanční controlling vzdělávání

Finanční controlling ve vzdělávání je základním nástrojem, jak udržet náklady pod kontrolou a zároveň zajistit, že peníze investované do rozvoje zaměstnanců přinášejí očekávaný efekt. Bez systematické kontroly se totiž často stává, že se za školení utrácí „ze zvyku“ - protože jsme ho loni měli, protože se to očekává, nebo protože to nabízí oblíbený dodavatel.

Jak na to krok za krokem:

a) Analýza minulého období

Zjistěte, kolik prostředků bylo loni vynaloženo na vzdělávání. Rozdělte náklady podle kategorií:

•  povinná školení (např. BOZP, PO),
• odborná školení (technické dovednosti, legislativa),
• rozvojová školení (soft skills, leadership).

Vyhodnoťte, kolik zaměstnanců se skutečně zúčastnilo a zda školení mělo měřitelný přínos.

💡 Praktický tip: Zahrňte do přehledu i skryté náklady jako je například: cestovné, čas strávený mimo práci, pronájmy prostor nebo materiály. Tyto položky často tvoří významnou část rozpočtu, ale v HR evidenci bývají přehlížené.

b) Nastavení rozpočtu na další rok

Vycházejte z kombinace dvou pohledů: co je povinné (legislativní školení) a co je strategické (rozvoj v souladu s cíli firmy). Stanovte si prioritní oblasti vzdělávání, například: digitalizace procesů, nové technologie, rozvoj manažerů. Rozpočet rozdělte na fixní část (povinné kurzy, firemní standardy) a variabilní část (kurzy dle zájmu nebo potřeby oddělení).

💡 Praktický tip: Vždy si ponechte 10–15 % rozpočtu jako rezervu na nečekané potřeby jako jsou například: legislativní změny, nové projekty nebo školení pro klíčové zaměstnance.

c) Spolupráce s controllingem a vedením

Připravte pro vedení přehled: náklady vs. přínosy. Nejde jen o tabulky, ale o stručné shrnutí, co firma získala. Veďte si reporting tzn. kolik peněz se skutečně využilo a jaká je návratnost investice (ROI).
Pokud se vám podaří ukázat, že investice do vzdělávání přinesly úspory (např. nižší fluktuaci, méně chyb v práci, rychlejší zaučení nových lidí), získáte silný argument pro další rozpočty.

💡 Praktický tip: Nastavte si ve firmě jednoduchý proces – každé větší školení končí krátkým shrnutím pro controlling: kdo se účastnil, jaký byl výsledek, jaké jsou odhady přínosu. Vedení ocení jasná čísla i stručné argumenty.

d) Digitalizace a evidence nákladů

Bez spolehlivé evidence se controlling dělá těžko. Mít přehled v Excelu bývá komplikované a náchylné k chybám. Moderní HR systémy jako je plusPortal umožňují vést centrální evidenci všech vzdělávacích aktivit od plánování, přes náklady až po vyhodnocení efektivity. Díky tomu personalista dokáže poskytnout finančnímu oddělení jasné podklady a ne jen odhad.

💡 Praktický tip: Využívejte systém i pro sledování účasti a storna, neúčast zaměstnance na objednaném kurzu bývá častým „skrytým nákladem“.

2. Ověření zájmu zaměstnanců

Správně nastavený plán vzdělávání by měl vycházet nejen z rozpočtu a strategických cílů firmy, ale také z reálného zájmu zaměstnanců. Pokud se školení plánuje „od stolu“ bez zapojení lidí, hrozí, že se investice mine účinkem – kurzy zůstanou poloprázdné, nebo se účastníci nedokážou pro nabyté znalosti nadchnout.

Jak v praxi ověřit zájem zaměstnanců:

a) Průzkumy a dotazníky

Jednou ročně proveďte krátký dotazník mezi zaměstnanci – co jim v rozvoji chybí, jaká témata by ocenili, co z absolvovaných kurzů pro ně bylo přínosné. Dotazník nemusí mít desítky otázek, bohatě stačí 5–7 cílených otázek s možností vlastních návrhů. Výsledky porovnejte s požadavky vedení a strategickými cíli. Najdete tak průsečík mezi zájmem zaměstnanců a potřebami firmy.

💡 Praktický tip: Nechte zaměstnance seřadit navržená školení podle priorit. Snadno tak zjistíte, co má největší potenciál.

b) Zapojení vedoucích týmů

Vedoucí znají nejlépe slabá místa svých týmů. Udělejte s nimi pravidelnou krátkou schůzku k plánování vzdělávání. Ptejte se: „Kde vám lidé nejvíce chybují? Jaké nové dovednosti budou příští rok potřebovat?“ Vedoucí pomohou odlišit individuální přání zaměstnanců od skutečných potřeb týmu.

💡 Praktický tip: Zaveďte jednoduchý proces – každý vedoucí před koncem roku odevzdá návrh vzdělávacího plánu pro svůj tým. HR pak návrhy sjednotí a připraví celofiremní plán.

c) Evidence absolvovaných kurzů

Neplánujte školení naslepo, ale využijte evidenci absolvovaných kurzů. Sledujte, kdo se jakého školení účastnil, zda ho dokončil a jak hodnotil přínos. Díky tomu předejdete duplicitám a lépe odhalíte mezery (např. zaměstnanec absolvoval základní kurz, ale chybí mu navazující úroveň).

💡 Praktický tip: Nastavte si v systému jednoduchý report: Kdo má v příštím roce absolvovat povinné kurzy a kdo má navazující potřeby rozvoje.

d) Vyhodnocování zpětné vazby

Zajímejte se o hodnocení školení ze strany zaměstnanců. Kombinujte krátké dotazníky ihned po školení (spokojenost, použitelnost) s vyhodnocením po několika měsících (reálný přínos v práci). Pokud zaměstnanci označí školení za zbytečné, je to pro HR signál, že plánování je třeba přehodnotit.

💡 Praktický tip: Připravte jednoduchý školicí „barometr“ – pravidelný přehled, která školení mají nejvyšší a která nejnižší hodnocení.

e) Kombinace povinného a dobrovolného

Povinná školení (BOZP, PO, compliance) musí mít v plánu pevné místo. Rozvojová a odborná školení by ale měla vycházet z motivace a zájmu zaměstnanců, jinak se mine jejich účel. Dobrovolná školení zařaďte do katalogu, kde si zaměstnanci sami mohou vybírat.

💡 Praktický tip: Vytvořte ve firmě „vzdělávací menu“ – přehled kurzů, které má firma k dispozici. Zaměstnanci si sami vyberou, o co mají zájem, a HR jen sleduje poptávku.

3. Sledování efektivity a přínosu

Plánování a realizace školení jsou jen první kroky. Skutečný přínos vzdělávání zjistíte teprve tehdy, když začnete systematicky měřit jeho efektivitu. Jen tak dokážete před vedením firmy obhájit rozpočet a zajistit, že se vzdělávání vyplatí nejen zaměstnancům, ale celé organizaci.

Jak ukázat, že investice do lidí má konkrétní výsledky:

a) Co vlastně znamená efektivita vzdělávání?

Není to jen účast - fakt, že 30 lidí absolvovalo kurz, ještě neznamená, že se naučili něco, co firmě přinese hodnotu. Efektivita znamená, že nové znalosti a dovednosti se promítly do výkonu práce, zlepšily procesy, snížily chybovost nebo zvýšily spokojenost zákazníků. Pro HR je klíčové mít data a argumenty, které tuto změnu dokážou doložit.

b) Model 4 úrovní hodnocení (Kirkpatrickův model)

Jedním z osvědčených přístupů je rozdělit hodnocení do čtyř úrovní:

1. Reakce – Jak byli účastníci spokojeni se školením? (Dotazníky ihned po školení).
2. Naučené znalosti – Co si skutečně osvojili? (Testy, praktické úkoly).
3. Chování v praxi – Dokázali nové znalosti uplatnit? (Zpětná vazba od nadřízených, sledování výkonu).
4. Výsledky pro firmu – Jaký mělo školení dopad na cíle firmy? (Výkon, produktivita, snížení chybovosti).

💡 Praktický tip: Nemusíte vždy měřit všechny úrovně. U běžných školení postačí úroveň 1 a 2, u klíčových investic (např. leadership program) je vhodné jít až na úroveň 4.

c) Ukazatele (KPI), které mají smysl

Pro efektivní vyhodnocování potřebujete konkrétní ukazatele:

• Výkonnostní KPI – zrychlení procesu, zlepšení kvality, snížení počtu chyb.
• HR KPI – nižší fluktuace, rychlejší adaptace nových zaměstnanců, vyšší spokojenost.
• Byznys KPI – zvýšení obratu, vyšší spokojenost zákazníků, lepší výsledky projektů.

💡 Praktický tip: Před školením se zaměstnanců i vedoucích zeptejte, co má být konkrétním přínosem. Po několika měsících porovnejte realitu s očekáváním.

d) Návratnost investice (ROI)

Pokud chcete být přesvědčiví před vedením, vyčíslujte nejen náklady, ale i přínosy například:

• snížení nákladů díky rychlejší práci,
• úspory díky menší chybovosti,
• vyšší produktivita nebo obrat.

ROI ve vzdělávání není vždy snadné měřit, ale i částečné vyčíslení pomůže obhájit rozpočet.

Návratnost lze spočítat jednoduchým vzorcem:

ROI = (Přínosy – Náklady) ÷ Náklady × 100 %

Příklad:
Náklady na školení manažerů = 200 000 Kč. Díky lepšímu vedení týmu se snížila fluktuace o 3 zaměstnance. Náklady na nábor a adaptaci jednoho zaměstnance jsou 80 000 Kč.

Přínos = 3 × 80 000 = 240 000 Kč.

ROI = (240 000 – 200 000) ÷ 200 000 × 100 % = 20 %.

💡 Praktický tip: Nemusíte počítat ROI u každého školení, stačí u těch, které jsou finančně nebo strategicky významné.

e) Využití HR systémů

Manuální sledování efektivity je náročné, proto se vyplatí digitalizace. Moderní HR systémy umí:

• evidovat účast a dokončení školení,
• automaticky rozesílat zpětnou vazbu,
• vyhodnocovat spokojenost a dopad,
• propojit výsledky školení s výkonem zaměstnanců.

Díky kombinaci okamžité zpětné vazby, dlouhodobého sledování a jednoduchých ukazatelů dokáže HR manažer prokázat, že vzdělávání není jen „povinný náklad“, ale měřitelná investice do budoucnosti firmy.
Propojením průzkumů, evidence a zapojením vedoucích získá personalista jasná data o tom, co zaměstnanci skutečně potřebují a chtějí. Tím se minimalizuje riziko zbytečně utracených prostředků a maximalizuje přínos vzdělávání.

Doporučení od plusPortalu
Modul Vzdělávání v systému plusPortal vám pomůže mít náklady i efektivitu pod kontrolou. Umožňuje plánovat rozpočty na školení podle oddělení. Eviduje účast a dokončení školení. Sleduje náklady a efektivitu vzdělávání a poskytuje přehledné podklady pro controlling a HR reporty. Díky tomu se vzdělávání stává řízeným procesem a ne jen administrativní agendou.

Zpět na seznam článků