Komplexní transformace HR v rámci velkého holdingu

Výchozí stav

Zákazník, významná holdingová společnost v oblasti veřejných médií, řešil po rozsáhlé organizační restrukturalizaci sjednocení personálních dat a procesů. Původní nesourodý stav kombinoval ERP systém pro výpočet mezd s evidencí docházky v Excelu a dalšími jednoduchými evidencemi bez vzájemné provázanosti.

Hlavní cíle projektu:

Legislativní jistota: Zajištění správné evidence pracovní doby v souladu s legislativou.
Jednotný portál: Vytvoření přístupu do systému cca 1 000 zaměstnanců napříč holdingem.
Automatizace podkladů: Přechod od manuálního zpracování docházky v Excelu k automatizovaným exportům pro stávající mzdový systém.
Efektivní workflow: Zavedení nástrojů pro digitální plánování a schvalování nepřítomností.

Mnohé firmy narážejí na limity manuálního zpracování dat, kdy stávající nastavení HR agendy přestane odpovídat aktuální velikosti a potřebám společnosti. V momentě, kdy administrativa v Excelu vítězí nad strategickou péčí o zaměstnance, je systémové sjednocení dat nezbytným krokem.

Průběh projektu

Cílem zákazníka nebylo nasadit ihned celý HR systém se všemi moduly, ale celý projekt rozdělit do několika etap, aby bylo možné v krátkém čase zajistit funkční základ pro klíčové personální procesy.

Výběr řešení (9 týdnů)

Cesta k volbě plusPortalu vedla přes vícekolové výběrové řízení, které zahrnovalo detailní zadávací dokumentaci, osobní prezentace a testování demoverze. Důraz byl kladen na schopnost systému přizpůsobit se specifickým potřebám holdingu. I přesto ale výběr proběhl celekm rychle.

Předimplementační analýza (3 týdny)

Vzhledem k velikosti zákazníka byla klíčem k úspěchu důkladná analýza. Během prvních dvou týdnů po objednávce proběhly workshopy, které definovaly rozsah zakázkových úprav, jako byly specifické minutové kalendáře směn nebo propojení s přístupovým systémem.

Důkladná analýza není u velkých firem zdržení, ale pojistka. Pomáhá odhalit skryté procesní pasti dříve, než se stanou drahými chybami při ostrém provozu, a dává projektu jasný směr. Velmi důležité je ale správně odhadnou rozsah analýzy, aby se analyzovalo jen to, co je potřeba skutečně analyzovat a zbytečně se zde neutopily prostředky, které by později mohly být vynaloženy podstatně účelněji.

Realizace a ověřovací provoz (15 týdnů)

Celý proces implementace byl směřován k pevnému termínu startu nového roku.

Instalace a nastavení: Během jednoho měsíce od zahájení prací byl systém nainstalován na server zákazníka a proběhl počáteční import personálních dat.
Školení a spuštění Personalistiky: Krátce po instalaci proběhlo školení modulu Personalistika a systém byl předán do ověřovacího provozu.
Ostrý start a optimalizace: Hlavní cíl, evidence pracovní doby v novém režimu, byl spuštěn k začátku nového roku. Celý ověřovací provoz, včetně otestování synchronizace rozvrhů směn a exportů do mzdového systému, byl uzavřen po celkových 18 týdnech.

Specifická řešení pro velkého klienta

Projekt vyžadoval několik unikátních úprav pro hladký chod holdingu:

Programové úpravy: Zpřehlednění evidence externích spolupracovníků.
Integrace: Propojení s docházkovými terminály a automatická synchronizace rozvrhů směn se mzdovým systémem.
Flexibilita: Zákazník prioritizoval funkční standard pro rychlý start a doplňkové zakázkové úpravy odložil na další etapy rozvoje.

Velké změny nemusí proběhnout „všechno nebo nic“. Modulární přístup umožňuje vyřešit největší bolesti (jako je legislativa a mzdy) okamžitě, zatímco další funkce se přidávají postupně za pochodu.

Profesionální součinnost a moderní přístup k rozvoji

Implementace byla úspěšná i díky zapojení projektové manažerky na straně zákazníka a vynikající kooperaci týmu personalistů se mzdovými účetními. Veškerá školení a konzultace proběhly vzdáleně, což zákazníkovi ušetřilo významné cestovní náklady, které mohl investovat do hlubší odborné podpory ze strany konzultantů.

Moderní HR software se dá zavést i bez stovek hodin strávených na poradách v zasedačkách. Digitální spolupráce šetří váš rozpočet i čas vašich specialistů, kteří se mohou soustředit na praktické využití systému.

Systém, který roste se zákazníkem

Zákazník byl s výsledkem natolik spokojen, že bezprostředně po implementaci navýšil licenci o dalších 500 zaměstnanců na 1 500 a rozšířil systém o modul Hodnocení.

Správně zvolený systém není náklad, ale investice, která uvolňuje ruce lidem. Pokud systém lidem práci skutečně zjednodušuje, přirozeně se stane centrálním bodem celé firmy, ke kterému se snadno přidávají další procesy.

Další vývoj u zákazníka

Přibližně tři roky po úspěšné implementaci došlo ve společnosti ke změně na pozici HR ředitele, na kterou navázalo rozhodnutí o přechodu na jiný HR systém. Tento krok nebyl motivován nespokojeností s fungováním řešení, ale spíše preferencí nového vedení, které mělo zkušenost s jiným nástrojem.

Z ekonomického pohledu se jednalo o rozhodnutí, které vedlo ke znehodnocení relativně nedávné investice do digitalizace HR procesů. Tento případ zároveň ukazuje, jak zásadní roli hraje při výběru a rozvoji HR systému dlouhodobá kontinuita řízení a schopnost navazovat na již realizované změny.

I dobře zvolený a funkční systém totiž nemusí být v praxi rozhodujícím faktorem, pokud do procesu vstoupí silný subjektivní prvek na straně managementu.

Zpět na seznam případových studií