Evidence pracovní doby a evidence docházky – máte v tom jasno a víte jak na to?

13.09.2024

Jednou z otázek v rámci administrativy při řízení lidských zdrojů, která často vyvolává nejistotu, je rozdíl mezi evidencí pracovní doby a evidencí docházky. A jedná se o otázku dlouhodobě aktuální, protože tak, jak se s ní postupně a úspěšně řada společností vyrovnat dokáže, tak stejným tempem se tímto tématem další a další nové nebo rostoucí společnosti zabývat začínají. S ohledem na legislativu při organizaci práce zaměstnanců a náročnost zajištění správných podkladů pro odměňování zaměstnanců, si tím dříve či později skutečně projde každá společnost.

Obě tyto pro zaměstnavatele důležité evidence jsou na první pohled velmi podobné, ale jejich účel a způsob vedení se liší.

Pojďme tedy pochopit hlavní rozdíly mezi těmito evidencemi a ukázat si, jak tuto problematiku snadno zvládnout.

Povinnosti zaměstnavatele

Nejprve je důležité si uvědomit, že zaměstnavatel má zákonnou povinnost vést evidenci pracovní doby pro každého zaměstnance. Tuto povinnost ukládá zákoník práce, konkrétně § 96 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce. Naopak povinnost vést evidenci docházky nijak výslovně stanovena zákoníkem práce není.

Náležitosti evidence pracovní doby

• odpracované
  • směny
  • práce přesčas
  • noční práce 
  • doby v době pracovní pohotovosti
• pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel

S ohledem na související legislativu je také vhodné současně evidovat začátek a konec přestávek v práci, tj. časů, kdy zaměstnanec čerpá povinné přestávky na jídlo a oddech.

Nedodržení této povinnosti může vést k sankcím ze strany Inspektorátu práce. Pokuta za nevedení nebo nesprávné vedení evidence pracovní doby může dosáhnout až 400 000 Kč. 

Primární účel jednotlivých evidencí

• Evidence pracovní doby - slouží zejména ke kontrole dodržování povinností zaměstnavatele v oblasti pracovní doby. Inspektorát práce kontroluje tuto evidenci, aby zajistil, že zaměstnavatel dodržuje zákonem stanovené limity a pravidla týkající se pracovní doby.
• Evidence docházky - hlavním účelem této evidence je správný výpočet mzdy zaměstnanců. Zaměstnavatel si tím prokazatelně vytváří podklady pro zpracování mezd zaměstnanců jako např. evidence různých překážek v práci apod.

Možná cítíte, že vedení těchto evidencí může být komplikované a časově náročné. Není však důvod k panice. S trochou jasnosti ohledně toho, co jednotlivé evidence obsahují a k čemu slouží, zjistíte, že řešení může být i docela jednoduché.

Jak tuto problematiku efektivně řešit?

Naštěstí existují moderní docházkové systémy, které mohou celou tuto agendu výrazně zjednodušit. Doporučujeme investovat do kvalitního docházkového systému, který je schopen:

1. Automaticky sbírat a uchovávat potřebná data  
Ať už jde o elektronickou evidenci příchodů a odchodů nebo ruční záznamy při práci z domova, systém by měl být flexibilní a přizpůsobitelný různým potřebám zaměstnavatele.

2. Provádět kontroly a zajistit soulad s legislativou
Umožnit nastavit různým skupinám zaměstnanců různá pravidla, neumožnit uživatelům odchýlit se od nastavených pravidel, prokazatelně evidovat schvalovací proces.

3. Přehledně zobrazit nasbíraná data  
Systém by měl umět generovat sestavy jak pro doložení povinností v oblasti evidence pracovní doby při případné kontrole inspektorátu práce, tak i ve formě výkazů pro odsouhlasení docházky a následný výpočet mzdy.

Vedení evidence pracovní doby a docházky je nedílnou součástí povinností zaměstnavatele a je důležité pro správný chod firmy. Díky moderním docházkovým systémům lze tuto agendu zvládnout efektivně a bez stresu. Proto je ideální plně svěřit tuto problematiku do rukou kvalitního systému, který zajistí nejen splnění všech zákonných povinností, ale také výrazně zjednoduší tuto každodenní práci personalistů, vedoucích i zaměstnanců samotných.

Doporučení od plusPortalu

Moderní docházkový systém může výrazně usnadnit nejen evidenci pracovní doby a docházky, ale také další administrativní úkony spojené s pracovní dobou zaměstnanců, mezi které patří:

• Plánování a schvalování dovolených či jiných nepřítomností – docházkový systém automaticky hlídá nároky na dovolenou či sickdays, umožňuje jejich snadné plánování a schvalování a tyto plány může online sdílet mezi zaměstnanci či celými pracovními týmy.
• Výpočet nároku na stravenky nebo stravenkový paušál - docházkový systém se na základě nastavených pravidel postará také o evidenci a výpočet nároků na tento důležitý benefit. 
• Zadávání speciálních položek pro výpočet mezd – docházkový systém umožňuje při schvalování docházek přidat různé mzdové položky, jako jsou příplatky, odměny, nebo náhrady, což ulehčuje a zrychluje celý proces výpočtu mezd.
• Propojení s agendou vyúčtování pracovních cest - docházkový systém může být propojen s agendou vyúčtování pracovních cest, což zajišťuje, že veškeré pracovní cesty budou přímo zohledněny v docházkové evidenci.
• Automatické generování kontrolních a statistických přehledů – docházkový systém může každý měsíc automaticky vyhotovovat kontrolní a statistické přehledy pro sledování např. využití pracovní doby, výše nemocnosti, zůstatků dovolených či čerpání limitu přesčasové práce, což vám ušetří spoustu času a úsilí.