Od Excelu k HR systému během tří měsíců
Výchozí stav: když Excel přestane stačit
Shoptet patří mezi rychle rostoucí technologické firmy. Právě rychlost růstu byla tím, co postupně odhalilo limity dosavadního fungování HR.
Evidence zaměstnanců a jejich pracovní doby byla vedena v Excelu. Zatímco při menším počtu lidí tento přístup fungoval, s dalším růstem se tabulky začaly komplikovat, ztrácely přehlednost a jejich správa byla časově stále náročnější.
Byznys roste rychleji než HR procesy a původně „dočasná“ řešení se stávají dlouhodobým rizikem.
Skutečný cíl HR: řád, růst a lidé
Nový HR manažer nestál před úkolem „zavést HR systém“. Jeho skutečným cílem bylo dát HR procesům jasný řád a nastavit je tak, aby zvládly další rozvoj firmy.
Konkrétně šlo o tři klíčové oblasti:
- stabilizovat personální administrativu,
- zajistit přehlednou evidenci zaměstnanců a pracovní doby,
- a zároveň neomezit nábor ani běžný chod HR.
Výběr řešení: rychlé a cílené rozhodování
Od prvního kontaktu po závaznou objednávku uběhlo necelých 7 týdnů.
V kontextu HR systémů, kde výběr běžně trvá tři měsíce i déle, šlo o mimořádně rychlý proces.
Výběr řešení zahrnoval:
- online prezentace systému,
- přístup do demoverze pro praktické vyzkoušení,
- upřesnění rozsahu nasazení a harmonogramu.
Implementace za plného provozu (14 týdnů)
Implementace HR systému probíhala postupně a zároveň za plného chodu HR oddělení. Nábor i běžná personální agenda pokračovaly po celou dobu projektu.
Technické spuštění bez zátěže pro HR
V úvodní fázi proběhlo technické spuštění systému v cloudovém prostředí a jeho základní konfigurace ze strany dodavatele. Tato etapa nevyžadovala aktivní zapojení zákazníka a přirozeně navázala na přelom roku.
Nastavení systému a příprava klíčových uživatelů
Po zahájení spolupráce se pozornost přesunula na samotné nastavení systému. Součástí této etapy bylo:
- nastavení uživatelských rolí a pravomocí,
- konfigurace základních číselníků a administrátorských parametrů,
- zaškolení klíčových uživatelů v administraci systému.
Personalistika a pracovní doba
V oblasti personalistiky došlo k vytvoření organizační struktury, definici pracovních míst a postupnému zadávání zaměstnanců do systému. HR tým zahájil průběžnou aktualizaci dat, včetně nástupů, výstupů a změn pracovního zařazení. Současně bylo uvedeno do provozu sledování pracovní doby.
Rozšiřující HR agendy
Systém byl postupně rozšiřován o další funkčnosti, které HR tým využíval podle aktuálních potřeb:
- šablony pro automatizovaný tisk dokumentů,
- vlastní seznamy, reporty a pohledy na data,
- evidence talentů a nástupnictví,
- plánování dovolených v modulu Volno,
- příprava podkladů pro externí mzdovou účtárnu.
Implementace v době růstu firmy
Celý projekt probíhal v období intenzivního růstu společnosti. Během implementace se počet zaměstnanců zvýšil ze 100 na 180.
HR systém se přizpůsoboval růstu firmy – nikoli naopak.
Co rozhodlo o úspěchu projektu
Silná role HR manažera
HR manažer měl od začátku jasnou představu o cílech projektu, dokázal správně nastavit priority a vnímal HR systém jako prostředek k podpoře růstu firmy.
Schopný a pozitivní HR tým
Klíčoví uživatelé byli aktivně zapojeni, otevření změnám a zaměření na hledání řešení, nikoli překážek. To výrazně urychlilo celý proces.
Výsledky v číslech
- výběr řešení: 7 týdnů,
- implementace: 14 týdnů,
- konzultační práce: 2 člověkodny,
- úspora času na školení a konzultace: 50 %,
- růst počtu zaměstnanců: 100 → 180.
HR systém jako opora růstu
Zkušenost Shoptetu potvrzuje, že zavedení HR systému nemusí brzdit nábor ani personální práci. Při správném vedení a aktivní spolupráci se naopak stává stabilním pilířem, který firmě pomáhá zvládat růst bez chaosu a zbytečné administrativní zátěže.
Zpět na seznam případových studií