Od zastaralého ERP k integrovanému řešení

Legislativní nejistota a omezení stávajícího systému

Společnost MEDIN, tradiční český výrobce zdravotnických prostředků s více než 400 zaměstnanci, vedla personální a mzdovou agendu v zastaralém řešení, které bylo součástí podnikového ERP. Tento stav začal generovat rizika v oblasti legislativní shody a neefektivitu při evidenci docházky.

Hlavní problémy k řešení: 

• Zastaralá personální agenda: Nepružný systém bez přístupu pro vedoucí a zaměstnance, chybějící možnosti uživatelského přizpůsobení.  
• Zastaralá mzdová agenda: Původní software již nedokázal pružně reagovat na legislativní změny.
• Oddělená docházka: Absence propojení mezi evidencí docházky, personální evidencí a samotným výpočtem mezd.

Strategické rozhodnutí - komplexní obnova systému 

Vedení společnosti MEDIN se rozhodlo pro radikální řez. Namísto dílčích řešení zvolilo cestu kompletní obměny HR systému na platformě plusPortal.

Cíle projektu: 

1. Plná integrace: Propojení personálních dat, docházky a mezd do jednoho funkčního celku.
2. Hardwarová obnova: Instalace moderních docházkových terminálů plně kompatibilních se stávajícími kartami zaměstnanců.
3. Datový most: Automatizovaný přenos dat do ERP QAD (zaúčtování mezd a správa kmenových dat).
4. Zakázkový výpočet: Zapracování specifického algoritmu pro pohyblivou složku mzdy. 

Implementace - preciznost v detailu i nečekané výzvy

Projekt s celkovou délkou 33 týdnů ukázal, jak důležitý je osobní přístup a schopnost ladit systém v reálném provozu.

1. Fáze: Personální evidence a pracovní doba (Efektivní start) 

Během několika týdnů došlo jak ke zprovoznění personální evidence včetně úspěšného importu dat o 410 zaměstnancích, tak k nastavení workflow pro plánování dovolené a dalších nepřítomností, proběhla instalace docházkového hardwaru a odstartovalo zpracování docházek přímo v plusPortalu. Tato část proběhla hladce a umožnila HR týmu okamžitě pracovat v moderním prostředí modulů Personalistika, Volno a Docházka.

2. Fáze: Standardní mzdy (Stabilní základ)

Import dat do mzdového modulu, základní nastavení procesu zpracování mezd a první standardní duplicitní výpočet mezd proběhl téměř bez komplikací, a to včetně nastavení přenosu podkladů pro zaúčtování v účetním systému. 

Učení za provozu: Jako jeden z prvních klientů na novém modulu Mzdy nám MEDIN pomohl odhalit úzká místa v importních procesech, která byla následně systémově odstraněna.

3. Fáze: Zakázkové úpravy (Hledání řešení)

Jednalo se o specifický výpočet pohyblivé složky mzdy a právě zde se projevila důležitost úzké spolupráce: 

Ladění algoritmu: Specifické požadavky na výpočet mezd vyžadovaly několik kol úprav. I přes vzniklé vícenáklady obě strany setrvaly u stolu, dokud řešení nebylo 100% funkční a neodpovídalo vnitropodnikovým pravidlům.

Výsledek - hodnota, kterou projekt přinesl: 

• Právní jistota: Mzdový systém plně odpovídá aktuálním legislativním standardům. 
• Transparentnost: Vedoucí pracovníci mají přímý vhled nejen do docházky a absencí svých podřízených, ale také například do vybraných důležitých zaměstnaneckých údajů a reportů. 
• Efektivita: Složitý výpočet motivační složky mzdy probíhá rychle a bezchybně.
• Digitalizace: Veškerá data mezi procesy se přenášejí online bez nutnosti ručních zásahů.

Partnerství, které se nebojí složitých úkolů 

Případová studie MEDIN ukazuje, že cesta k modernímu HR systému nemusí být vždy přímočará, například pokud jsou vysoké požadavky na zakázkové úpravy. Klíčem k úspěchu byla v tomto případě otevřená komunikace a vytrvalost obou stran. plusPortal zde není jen dodavatelem softwaru, ale partnerem, který dokáže přizpůsobit technologii i velmi specifickým vnitrofiremním pravidlům.