Blesková implementace evidence zaměstnanců a mzdového outsourcingu

$thumbnail$

Výchozí stav a cíle

Golf Brothers s.r.o. je menší společnost s 20 zaměstnanci provozující kamennou i online prodejnu golfových doplňků. Společnost se ocitla v náročné situaci, kdy po náhlém odchodu externí mzdové účetní, potřebovala rychlé a spolehlivé řešení, které by eliminovalo ruční práci a zajistilo bezchybný výpočet mezd. Původní proces zpracování mezd byl komplikovaný a administrativně náročný:

Docházka byla vedena v tabulkách Google Sheets.
Data byla ručně přepisována interní účetní a následně zpracovávána externí firmou v programu Pamica.
Komunikace s externí firmou včetně ruční přípravy dat celkově znamenala 1-2 dny práce každý měsíc.

Rozhodující zadání zákazníka bylo:

„Vyřešit problém náhlého odchodu externí mzdové účetní a zbavit se zátěže s přípravou dat a zpracováním mezd. Ideálně s pomocí moderního personálního systému, který dokáže automaticky a spolehlivě pokrýt co nejvíce rutinních záležitostí.“

Další požadavky na řešení: On-Premise instalace, evidence docházky bez terminálů, start bez předimplementační analýzy a bez importu dat (data si ručně vloží sám zákazník).

Průběh projektu

Celková doba implementace a převzetí mzdové agendy trvala přibližně 3 měsíce (12 týdnů).

Fáze 1: Výběr řešení (přibližně 14 dní)

Tato fáze proběhla velmi rychle. Od první poptávky, přes online prezentace, upřesňování modulové konfigurace a konzultace k outsourcingu, až po závaznou objednávku uplynuly pouhé dva týdny.

Fáze 2: Instalace a zprovoznění plusPortalu (přibližně 4 týdny)

Implementace proběhla bleskově a splnila požadavek na On-Premise instalaci na server zákazníka:

Instalace SW: plusPortal byl instalován a zprovozněn na serveru zákazníka v průběhu jednoho týdne od objednávky.
Školení a Personalistika: První školení k základnímu ovládání a k modulu Personalistika proběhlo již 2 týdny po instalaci. Zákazník následně ručně vložil data všech 20 zaměstnanců.
Start provozu: V průběhu necelého měsíce byl systém připraven k ověřovacímu provozu a započalo se s přebíráním mzdové agendy.

Fáze 3: Zprovoznění Docházky a převzetí mzdové agendy (přibližně 2 měsíce)

V této fázi došlo ke klíčovému přechodu na ostrý provoz a plné využití systémů:

Docházka a Volno: Školení modulů Docházka a Volno proběhlo tři týdny po prvním školení Personalistiky, čímž se eliminovaly původní Google Sheets.
První ostrý výpočet mezd: Již po sedmi týdnech od objednávky proběhl první ostrý výpočet mezd bez předchozího testovacího výpočtu.
Finální převzetí: Finální přejímka systému a mzdového outsourcingu byla dokončena při druhém výpočtu mezd (za únor), tedy přesně po třech měsících.

Klíčové výstupy při finální přejímce:

plusPortal se zprovozněnými moduly na serveru zákazníka.
Evidence pracovní doby zaměstnanců v plusPortalu.
Zhotovitel převzal kompletní mzdovou agendu, včetně komunikace se státní správou.
V rámci převzetí bylo provedeno i roční zúčtování daní za rok 2024.
Nebyla potřeba realizovat žádné zakázkové úpravy a nevznikly žádné vícenáklady.

Od manuální zátěže k plné automatizaci

Hlavní cíl zákazníka – spolehlivé zpracování mezd v extrémně krátkém termínu – byl zcela splněn.

Nyní zákazník sám v plusPortalu vede veškerou personální administrativu, nastavuje pravidla a vyhodnocuje docházku zaměstnanců. Tým PC HELP vzdáleně přistupuje do systému a provádí kompletní mzdový outsourcing, včetně elektronické komunikace se zaměstnanci. Díky automatizaci byla zcela eliminována zbytečná a opakující se manuální práce.

Zpětná vazba od zákazníka

Jakub Milata, spolumajitel Golf Brothers s.r.o.:

„Původní stav byl takový, že si zaměstnanci vedli svou pracovní dobu v Google Sheet tabulkách. Následně naše interní účetní jednou za měsíc udělala souhrny z těchto tabulek a předala potřebná data externí firmě.

Externí firma každý měsíc vzala data z tabulek a ručně je zadala do svého mzdového software Pamica. Po zpracování mezd nám vygenerovali platební příkazy, podklady k zaúčtování a různé výkazy, které jsme ručně zadávali zpět do našeho účetního software. Vše bylo příliš komplikované a velmi nepřehledné. Nad rámec nemalého paušálu za zpracování mezd tyto práce každý měsíc zabraly cca 1-2 pracovní dny naši účetní.

Jelikož jsme neměli online přístup do programu Pamica spravované externí společností, veškeré další informace či reporty jsme si museli vždy vyžádat.

Přechod na plusPortal proběhl naprosto hladce, profesionálně a bezproblémově ve slíbených termínech včetně zaškolení našich zaměstnanců.

Nyní já, jako majitel firmy mám všechna data dostupná na pár kliknutí. Zaměstnancům v podstatě jen nastavuji mimořádné prémie, jinak vše probíhá automaticky. Stejně tak zaměstnanci mají naprosto jasný přehled o tom, kolik mají odpracováno hodin, kolik jim zbývá volna atd.

Zcela odpadá zbytečná práce naši účetní, která musela komunikovat s externí firmou, tedy cca 1- 2 pracovní dny v měsíci. Navíc licence plusPortalu + další služby PC HELP vyjdou výhodněji, než to, co jsme původně platili externí firmě na zpracování mezd. Do budoucna chceme plusPortal využít také ke generování smluv pomoci šablon + import účetních dat přímo do našeho účetního
software.

Velmi si cením práce jak pana Nového, tak jeho kolegyň konzultantek. Byli vždy velmi ochotní a nápomocní. Málokterá firma poskytuje takový standard služeb, jako právě PC HELP.“

Zpět na seznam případových studií