Efektivní digitalizace HR a mezd v rostoucí výrobní společnosti

Stop zastaralým systémům a ruční práci

Náš zákazník, úspěšný výrobce a dodavatel v oblasti stavebních prvků se zhruba 110 zaměstnanci rozdělenými do tří holdingových společností, se ocitl v bodě zlomu. Personální data byla vedena v zastaralém softwaru ve třech oddělených instancích, což tým nutilo k obrovskému množství manuální práce a neustálému duplicitnímu přepisování dat.

Docházka se navíc řešila klasicky v Excelu. Administrativní pracovníci fungovali celkem jednoduše v režimu tzv. negativní docházky, zatímco dělnické profese ve výrobě si čas evidovaly bez jakýchkoliv terminálů ručně po papírech a přepisováním do Excelu.

Celé HR měl na starosti externí interim manažer, který pro efektivní řízení potřeboval flexibilní přístup k datům odkudkoliv, což mu však stávající roztříštěné řešení neumožňovalo.

Typická situace rostoucích firem:
Menší a střední podniky často v počátcích investují primárně do výrobních či obchodních technologií, zatímco interní administrativa zůstává na druhé koleji. S nárůstem počtu zaměstnanců a vznikem holdingových struktur (více firem pod jednou střechou) se však ruční zpracování mezd a docházky stává neúnosnou brzdou růstu a rizikem chybovosti.

Hlavní požadavky na nové řešení:

Komplexnost a centralizace: Sjednotit personalistiku, mzdy, evidenci pracovní doby, správu nepřítomností, schvalování i cestovní příkazy do jednoho nástroje. Podmínkou byla také možnost budoucího rozšíření o další personální procesy jako řízení hodnocení zaměstnanců, plánování vzdělávání, apod.
On-Premise provoz: Bezpečné řešení provozované přímo na serverech zákazníka.
Samoobsluha pro zaměstnance: Zpřístupnit systém všem lidem ve firmě (včetně výrobních dělníků) a nastavit digitální workflow pro schvalování nepřítomností.
Ekonomická efektivita: Dosáhnout úsporné implementace s minimálními náklady na konzultace.

Důkladná příprava a adaptace na nečekané změny (30 týdnů)

Proces výběru vhodného dodavatele trval zhruba 7 měsíců. Tato delší doba byla způsobena snahou o maximální transparentnost a prověření systému, ale také vnějšími okolnostmi, konkrétně globální pandemií, která jednání na dva měsíce zcela zmrazila.

Klíčové kroky výběru:

Prvotní online poptávka a telefonická validace potřeb.
Kombinace vzdálených prezentací s přístupem do demoverze pro samostatné testování.
Osobní setkání u zákazníka, kde se finálně doladily licenční podmínky, harmonogram a akceptační kritéria.

Rozdělení implementace do dvou etap

Aby firma finančně i personálně zvládla přechod na nový systém, padlo strategické rozhodnutí - projekt rozdělit do dvou logických, na sebe navazujících fází.

Fáze 1: Personalistika, Volno a Pracovní cesty (20 týdnů)

První etapa byla zaměřena na vybudování pevných základů personální administrativy.

Technický rozjezd: Po přípravě serverové infrastruktury ze strany zákazníka proběhla instalace a základní parametrizace systému.
Zprovoznění workflow: Klíčoví uživatelé prošli úvodním zaškolením a začali svépomocí vkládat data o zaměstnancích.
Výsledek fáze: Na konci ověřovacího provozu měla firma kompletně digitální personální spisy, funkční schvalování dovolených přes zaměstnanecký portál a zautomatizované zadávání i vyúčtování drobných výdajů a pracovních cest.

Tip pro praxi:
Pokud firma přechází ze zastaralého systému, kde data nejsou v ideální kondici, je ruční vložení do nového HR systému často čistější a paradoxně levnější cestou než programování složitých převodových můstků. Tým si navíc při ručním zadávání systém skvěle „osahá" a provede revizi fyzických osobních karet zaměstnanců.

Fáze 2: Kompletní přechod na Mzdy (16 týdnů)

Po stabilizaci personálního základu se pozornost přesunula na nejsledovanější a nejcitlivější agendu – výpočet mezd přímo v novém systému.

Intenzivní zaškolení: Mzdová účetní byla proškolena v logice mzdového modulu a začala připravovat podklady.
Paralelní a ostrý výpočet: V rámci ověřovacího provozu se provedly testovací výpočty za předchozí měsíce. První výpočet proběhl standardně společnou prací mzdové účetní a mzdové konzultantky. Další výpočty již proběhly plně v režii mzdové účetní, kdy konzultantka byla k dispozici jen pro případné dotazy.
Výsledek fáze: Fáze byla úspěšně završena ostrým výpočtem mezd za první měsíc nového roku, včetně bezproblémového exportu dat do stávajícího účetního softwaru.

Co rozhodlo o úspěchu projektu a finanční úspoře?

Přestože implementaci provázely drobné komplikace (delší příprava serveru u zákazníka či vnější pandemická omezení), projekt dopadl na výbornou. Klíčem k úspěchu byl mimořádně kompetentní interní tým.

Projektová manažerka, externí interim HR manažer, personalistka a mzdová účetní fungovali v dokonalé synergii. Díky jejich proaktivnímu přístupu a schopnosti učit se za pochodu se podařilo ušetřit 30 % z plánovaného rozpočtu na školení a konzultace.

Celkový rozsah přímé podpory, společného nastavování a konzultací ze strany dodavatele činil za celých 35 týdnů pouhé 4 člověkodny. To z tohoto projektu dělá jednu z nejefektivnějších a nejúspornějších implementací vůbec.

Moderní HR dostupné pro každého:
Případová studie potvrzuje, že i menší holdingová společnost může získat špičkový, robustní On-Premise HR systém, aniž by musela investovat statisíce do zdlouhavých konzultačních služeb. Správně zvolená strategie postupných kroků a silný interní tým dokážou proměnit administrativní chaos v efektivní digitální kancelář doslova za pár dní čistého času konzultantů.

Zpět na seznam případových studií