Digitalizace procesu hodnocení zaměstnanců v plusPortalu

Výchozí stav a cíle

Zákazník, velká výrobní společnost s více než 560 zaměstnanci, řeší personalistiku a mzdy v rámci komplexního ERP systému Helios. Nicméně tento systém postrádá nástroj pro podporu rozvoje zaměstnanců – zejména pro důležité pravidelné hodnocení zaměstnanců.

Hlavní cíle projektu byly:

Implementovat samostatný systém na podporu procesu pravidelného hodnocení zaměstnanců.
Zajistit automatické propojení hodnotitelů s hodnocenými.
Dosáhnout plné automatizace celého procesu hodnocení.
Propojit hodnotící systém s Heliosem a zajistit automatickou synchronizaci evidence zaměstnanců.
Instalovat systém v režimu On-Premise (na server zákazníka, umístěný v zahraniční centrále).

Průběh projektu v čase

Fáze 1: Výběr řešení a objednávka

Celý proces od poptávky až po objednávku a schválení projektu trval přibližně 8 týdnů. Zahrnoval poptávku zákazníka prostřednictvím e-mailu, úvodní prezentaci systému, cenovou nabídku a nakonec sjednání detailního harmonogramu včetně termínů a akceptačních kritérií.

Fáze 2: Implementace a spuštění

Hlavní implementační práce: instalace systému, propojení s Heliosem, základní zaškolení ovládání plusPortalu a nastavení modulu Hodnocení, proběhly v průběhu 10 týdnů.

Instalace: plusPortal byl instalován na server zákazníka v zahraniční centrále společnosti již týden po objednávce.
Propojení a synchronizace: Propojení s Heliosem, prvotní import a nastavení trvalé automatické synchronizace dat o zaměstnancích proběhlo v průběhu necelého měsíce.
Školení a ověřovací provoz: Po úvodním zaškolení základního ovládání plusPortalu a modulu Hodnocení na demo datech (cca 2 týdny po instalaci) proběhlo druhé školení s již ostrými daty importovanými ze systému Helios. Systém byl po 4 týdnech předán do ověřovacího provozu.
Ostrý start hodnocení zaměstnanců: Celý implementační proces, byl úspěšně ukončen do konce roku, čímž byl splněn hlavní časový požadavek zákazníka: Po novém roce spustit hodnocení zaměstnanců za předchozí rok.

Fáze 3: Zakázkové úpravy a rozšíření

Po předání systému do ostrého provozu byly postupně realizovány drobné zakázkové úpravy, které vyplynuly z praktického používání plusPortalu.

Export výsledků: Byla realizována zakázková úprava pro detailní hromadný export kompletních výsledků hodnocení do formátu XLS za účelem následného provádění detailního vyhodnocení a analýz v Excelu formou kontingenčních funkcí.
Funkce komentářů: Byla přidána možnost vypnutí funkce vyjádření hodnoceného k hodnocení. Tuto funkci zákazník používá u hodnocení vybraných skupin zaměstnanců, kde není cílem získávat také zpětnou vazbu o hodnocených.

Výsledek

Finální cíl, tj. mít k začátku roku funkční systém na podporu procesu hodnocení zaměstnanců, byl stoprocentně splněn.

Bezpracná data a funkční automatizace

Personální tým zákazníka vyjádřil velkou spokojenost s novým řešením. Ocenili především:

Automatizovaný přenos dat o zaměstnancích ze mzdového systému Helios, což významně ulehčilo administrativu.
Přizpůsobitelný systém pro hodnocení různých skupin zaměstnanců s odlišnými požadavky na způsoby hodnocení.
Snadno dostupné strukturované výsledky hodnocení pro další analýzy

plusPortal je úspěšně a aktivně využíván pro proces hodnocení zaměstnanců, implementace i následné zakázkové úpravy proběhly hladce a v dohodnutých termínech a nákladech.

Zpět na seznam případových studií