Výběr a implementace HR systému 3.díl

06.12.2019

3. díl: Implementace

Implementace sice nastává až po výběru nového systému, ale rozhodně je vhodné níže uvedené implementační kroky promyslet včas. Ideálně již ve fázi stanovení požadavků na nový systém před samotným zahájením jeho výběru.

Bez základních osobních údajů – tj. prvotního naplnění systému se neobejdete. Tato data lze do systému v dnešní době většinou celkem snadno automaticky importovat.

Import dat (migrace)

Lze rozdělit na:

Základní aktuální data

Prvotní naplnění systému je nezbytné a lze provést programově nebo ručně. Dodavatelé mají připraveny univerzální tabulky, které nový zákazník „jen" naplní. Součástí následného importu je většinou také vytvoření číselníků z těchto dat. Hranice, od které se vyplatí přemýšlet o automatickém importu, je zhruba 100 zaměstnanců. V případě, že nemáte zdroj dat, odkud je snadno do dodavatelem připravených .xls tabulek přenesete, je rozhodně zajímavější tato data „naťukat" přímo do systému. Setkal jsem se se společnostmi, které ručně do systému vložili i 200 zaměstnanců. Se systémem se tím naučili pracovat, zároveň provedli revizi všech fyzických osobních složek zaměstnanců a ušetřili finance pro další implementační kroky.

Historická data

Cena importu dat ze starého systému do nového je většinou nepřiměřeně nákladná, a proto se nabízí odpovědět si nejdříve na otázky: Jak často pracuji s historickými daty? Proč s nimi pracuji? Pokud je historických dat mnoho, pak zpomalují celý systém a také vás mohou velmi výrazně omezovat při realizaci organizačních změn aj.

Přechod ze zastaralého na nový systém lze částečně přirovnat k přechodu z klasického telefonu na nový, chytrý telefon. Potřebujete telefonní seznam a ten buď přeťukáte nebo s různým úspěchem importujete. Líbilo by se vám přenést i kompletní historii volání, SMS i položek kalendáře, ale sami jistě víte, jak je to komplikované či nemožné. Ve výsledku - jak často budete historické záznamy skutečně potřebovat?

Napojení na ostatní systémy (integrace)

Ideální stav je mít vše v jednom systému. Nicméně, realita není většinou ideální a data je třeba sdílet. Většina systémů obsahuje již nějaký nástroj (API, datovou pumpu,…) který umí komunikovat s jinými SW nástroji. Propojování a synchronizace dat mezi systémy není jednoduché. Může výrazně přibrzdit standardní implementaci, a pokud dodavatel nezná všechny detaily, musí výrazně nadsadit cenu, aby na tomto bodu nepřišel o veškerý zisk z celé zakázky.

Proto doporučuji uvažovaná propojení rozdělit na ta, která jsou hned na počátku implementace nezbytná pro spuštění nového systému a na ta, bez kterých se dá po určitou dobu fungovat. Obecně, ta první bývají jednodušší a patří mezi ně například propojení s Active Directory za účelem ověřování při přihlašování uživatelů. Většina propojení ale patří do té druhé skupiny, tj. nejsou nutná ihned. U těchto, většinou složitějších propojení, je realizace a odladění všech výjimek a detailů, otázka měsíců, a proto není vhodné se ukvapit.

Zákaznické úpravy (customizace)

S těmi je to velmi podobné. Také se mohou rozdělit na ty důležité pro start systému a ostatní. Úpravy vhodné k realizaci na počátku jsou např.: automatické generování osobního čísla nebo e-mailové adresy, vytvoření dílčích specifických uživatelských položek, import speciálních číselníků apod. Zbytek může nějaký čas počkat.

Přínosy: přizpůsobení systému konkrétním specifických firemních procesům, úspora času  u opakovaných činností, minimalizace chyb díky automatickému zpracování dat.

Nevýhody: vyšší cena v porovnání s cenou standardního SW, závislost a omezení  v otázkách dalšího rozvoje nebo změně systému i procesu samotného, subjektivnost autora základní myšlenky.

Důvěřujte dodavateli HR systému. Systém navrhl a vytvořil na základě požadavků mnoha firem, tedy stovek jiných uživatelů. Ti všichni také musí dodržovat legislativu a chtějí procesy řídit efektivně. Věřte, i standardní řešení bude fungovat, byť někdy jinak než jste dosud zvyklí. V případě, že se nespokojíte se standardním systémem a rozhodnete se pro realizaci zákaznických úprav, doporučuji mít ve finančních zdrojích na zákaznické úpravy velkou rezervu.

Předimplementační analýza

Může být první a důležitý krok implementace personálního systému v organizaci nad 500 zaměstnanců. Není to ovšem úplně levná záležitost, a pokud se pro ni rozhodnete, jedná se o desítky tisíc až jednotky stovek tisíc Kč.

V případě, že jste se rozhodli již v počátku pro napojení nového HR systému na další firemní systémy, nechcete se přizpůsobovat a plánujete rozsáhlé zákaznické úpravy, je analýza nezbytná. Určí konečnou cenu implementace, pomůže s rozhodnutím o konkrétních změnách a stanoví přesný harmonogram implementace.

Pokud jste se naopak rozhodli pro implementaci standardního řešení a zákaznické úpravy, včetně napojení na jiné systémy budete zvažovat a řešit až po získání zkušeností s novým systémem, je analýza pouhým plýtváním času i penězi. Vaše společnost není první, kde vybraný dodavatel systém implementuje, a proto i bez analýzy má mnoho zkušeností, jak ji provést.

Předpoklady úspěšné implementace

To, jak nakonec implementace bude úspěšná, záleží především na vaší součinnosti:

Technické - Připravenost IT struktury pro instalaci, aktivní spolupráce třetích stran.
Manažerské – Vysoká priorita projektu implementace, kompetentní vedoucí projektu, schopnost srozumitelně a efektivně definovat požadavky, ochota přizpůsobit se, motivace implementačního týmu, návaznost jednotlivých implementačních kroků.
Osobní - Schopnost a ochota uživatelů učit se novým věcem, minimální fluktuace klíčových uživatelů, aktivní a přátelský přístup všech členů realizačního týmu.

Implementace je jako rozjetý vlak. Pokud zjistíte, že nejedete správným směrem, je vystoupení z rozjetého implementačního projektu a nový start natolik komplikovaný a nákladný, že nezbývá než se za cenu kompromisů smířit se zjištěnou, nemilou realitou.

HR systém = Váš kolega

HR systém je jako člen vašeho HR týmu. Vyvarujte se myšlenky na to, že už během prvních měsíců jej přetvoříte k obrazu svému. Bude se kroutit, bude vás to stát mnoho úsilí a výsledek nemusí být uspokojivý. Pokud jste se pro konkrétní nový systém rozhodli a přijali jste ho, důvěřujte mu. Dejte si čas na navázání přátelského vztahu. Využijte jeho silných stránek a průběžně posilujte ty slabší, u kterých to dává smysl. Pak získáte spolehlivého „parťáka".

Růst HR systému s firmou

Chcete ušetřit čas, finanční zdroje a především vaše nervy? Začněte včas a nechte HR systém růst s vaší firmou. Pokud jste menší společnost se 100 - 200 zaměstnanci, neváhejte s implementací. Začněte personální agendou a s růstem společnosti a potřebami postupně přidávejte další moduly. Taková implementace je mnohem efektivnější než při 500 zaměstnancích zavádět kompletní systém. Čím později začnete, tím více zdrojů a úsilí budete na implementaci potřebovat. A tím obtížnější bude přesvědčit vedení společnosti, že je potřeba investovat stovky tisíc do procesu, který z pohledu vedení firmy dosud funguje.

Přeji všem šťastnou ruku při výběru. Případně, pokud vás oslovila moje doporučení a náš přístup, můžeme vám představit náš HR systém plusPortal.

Zpět na seznam článků